– En viktig konkurrensfaktor
Det blir viktigare för arbetsgivare att tillåta mer flexibla arbetsformer för att attrahera
och behålla rätt kompetens. Enligt en rapport som bland annat Wise IT tagit fram
anser nästan nio av tio svenskar att det är viktigt att kunna jobba på distans.
AV ANNIKA WIHLBORG
Drygt sju av tio svenskar uppger att de till och med skulle välja bort en arbetsgivare om möjligheten till distansarbete inte fanns. Trots ett stort intresse för att jobba på distans svarar enbart 61,7 procent av cheferna att de uppmuntrar sina medarbetare att göra det.
– Det är, och har länge varit, kandidatens marknad. Våra framtida kollegor tänker alla “What’s in it for me?”. För att vi som arbetsgivare ska kunna vara intressanta för de vassaste talangerna så behöver vi bli bättre på att möta kravet på distansarbete, säger Ida Åqvist, digital marknadsspecialist på Wise IT.
TYDLIGGÖR FÖRVÄNTNINGARNA
De som deltog i undersökningen fick även ange vilka de betraktar som de största för- och nackdelarna med att jobba på distans. De fördelar som flest framhäver är möjligheten att få mer gjort och effektivisera sin tid, möjlighet till flexibla arbetstider samt mer tid för familj och fritid. Samarbetssvårigheter och den sociala kontakten mellan individer lyfter drygt hälften av deltagarna i undersökningen fram som de största nackdelarna med distansarbete.
– Utifrån ett ledarskapsperspektiv är det viktigt att tydliggöra förväntningarna vid distansarbete. Som chef bör man tydliggöra hur tillgängliga medarbetarna ska vara när de arbetar på distans. Man behöver också tydliggöra hur man som chef kan stämma av läget och visa engagemang i den enskilda medarbetaren, säger Ida Åqvist.
CHEFER EFFEKTIVARE PÅ DISTANS
Enligt rapporten anser 81 procent av respondenterna att de får mer gjort och kan effektivisera sin tid när de arbetar på distans. För drygt 90 procent är hemmet förstahandsvalet när de får välja var de ska arbeta på distans. En intressant iakttagelse är att chefer inom IT och Tech uppmuntrar sina medarbetare till distansarbete i mindre utsträckning än andra branscher, trots att 80 procent av de svarande inom IT & Tech skulle tacka nej till ett jobb utan distansarbetsmöjligheter.
Rapporten visar även att chefer i högre utsträckning ser att de blir mer effektiva genom distansarbete jämfört med personer utan personalansvar. En anledning till detta skulle kunna vara att allt mer administration läggs på chefers bord, och för att hinna med både kulturbyggande, ledarskap och administrativa delar så kan distansarbete bidra till att chefer kan jobba mer ostört på egen hand i perioder
ÄNDRADE ARBETSSÄTT
Undersökningen visar att chefer anser att den främsta fördelen med att låta medarbetare arbeta på distans är att de blir gladare och stannar längre på bolaget. Ett intressant resultat är att kvinnliga chefer framhäver att deras medarbetare blir mer hållbara vid distansarbete, medan manliga chefer istället framhäver att medarbetarna blir mer effektiva.
Lena Lid Falkman är forskare i ledarskap och kommunikation på Handelshögskolan i Stockholm och författare till boken ”Virtuella Möten -Effektiv Gränslös Kommunikation.” Hon betraktar digitaliseringen som en revolution för arbetslivet och betonar samtidigt att det är förändringen av arbetssätt snarare än teknikutvecklingen som står för den riktiga revolutionen.
– För att trivas med distansarbete och bli effektiv när man arbetar på distans så gäller det att skapa rutiner för var och när man ska jobba. Även om flexibilitet kan vara bekvämt så blir det också gränslöst, det känns som att man job- bar lite var som helst och när som helst, säger Lena Lid Falkman, som även forskar kring framtidens kontor och moderna arbetssätt.
“För att trivas med distans- arbete och bli effektiv när man arbetar på distans så gäller det att skapa rutiner för var och när man ska jobba
Lena Lid Falkman, forskare i ledarskap och kommunikation på Handelshögskolan i Stockholm.
REGELBUNDNA AVSTÄMNINGAR
Som chef ställs man förstås inför nya utmaningar i sitt ledarskap och i arbetsledningen när medarbetarna arbetar på distans. När man inte ses fysiskt så ofta blir det än viktigare för chefer att hitta nya sätt att få alla medarbetare att känna sig sedda och få återkoppling.
Lena Lid Falkmans råd till chefer är att hålla regelbundna avstämningar med de anställda vida videosamtal. Diskutera vilka leveranser som ska utföras och när de ska vara klara. Boka därefter in löpande uppföljning över videosamtal. Anpassa kontinuiteten i dessa avstämningar utifrån varje enskild medarbetares behov.
För somliga kan det vara fullt tillräckligt med veckovisa avstämningar, medan andra är i behov av en kort avstämning så gott som dagligen. Fråga också dina anställda vad de behöver för att klara av sitt arbete på ett bra sätt på distans. Det kan exempelvis handla om olika former av tekniska hjälpmedel eller en tydlig struktur för det arbete som ska göras.
HÖGA KRAV PÅ INDIVIDENS EGEN GRÄNSSÄTTNING
Att arbeta på distans kan också föra med sig nackdelar och ökad stress om man saknar ett tydligt ramverk för vad som ska göras och när. Enligt Gunnar Bergström, professor i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle och forskare kring det flexibla arbetets möjligheter och risker, medför distansarbete en gränslöshet som ställer betydligt högre krav på individen att sätta egna gränser.
– Tidigare talade man ofta om att höga krav går att hantera bara man har bra kontroll över jobbet, men om kraven blir för höga spelar det troligen mindre roll hur stort inflytande man har och då hjälper det inte att kunna välja att jobba när man vill. Flexibelt och platsoberoende arbete ställer nya krav på organisationer och chefer. Som chef kan man exempelvis behöva hjälpa sina medarbetare att sätta rimliga gränser mellan arbete och fritid, säger Gunnar Bergström.
Distansmöten är ofta en naturlig del av arbetsdagen för den som jobbar på distans. Enligt Emelie Fågelstedt, medgrundare av nätverket Digitala Nomader, krävs det ofta lite mer planering och rutiner för att få till effektiva distansmöten. Hon anser att videomöten är att föredra eftersom mötets kvalitet förbättras när vi kan se varandra, även om vi sitter på olika håll. Videomöten gör att vi kan fånga upp saker som kroppsspråk och leenden. En tydlig agenda blir ännu viktigare när man ses digitalt. Den gör att alla är införstådda med mötets syfte och var på agendan ni befinner er just nu. Med en agenda som skickas ut innan mötet blir det också lättare för alla att förbereda sig ordentligt.
“Även om distansmöten ofta är mer effektiva och tar kortare tid i anspråk än fysiska möten så kan det vara smart att avsätta några minuter i början eller slutet för socialt småprat.
EFFEKTIVA MÖTEN
Tänk också på att alla inte är lika vana vid distansmöten. Den som bjuder in till mötet kan därför se till att alla får göra sin röst hörd. Även om distansmöten ofta är mer effektiva och tar kortare tid i anspråk än fysiska möten så kan det vara smart att avsätta några minuter i början eller slutet för socialt småprat. För visst går det att umgås, även via videolänk. En anledning till att de virtuella mötena ofta är snabbare avklarade än de fysiska är, enligt Emelie Fågelstedt, att vi snabbar blir trötta när vi sitter och koncentrerar oss vid en skärm än när vi samlas fysiskt runt ett bord. Sikta därför gärna på en möteslängd på 40 minuter. Glöm inte att skicka ut en kort sammanfattning av vad ni kom fram till under mötet. Mötesanteckningarna är en nog så viktig del av ett effektivt distansmöte.