MÖTEN PÅ MODET
Morgondagens möten och konferenser är hållbara, syftesdrivna och
unika, uppbyggda av deltagande, spelmoment och ny teknik. Så kan
man sammanfatta några av mötesbranschens framtidstrender.
AV CHRISTIAN VON ESSEN
Antalet möten och konferenser lig ger hyfsat still i Sverige. Kampen om marknadsandelar blir därmed allt tuffare. För att sticka ut i floran av anrika herrgårdar och trevliga kursgårdar krävs nya grepp. Men kanske inte alltid den typen av grepp som man kan tro.
Sylvia Nylin är vd för Svenska Möten, som förmedlar och paketerar möten och konferenser över hela landet. Hon har nyligen satt samman en årlig trendspaning för att belysa hur dagens skiftningar påverkar framtidens möten.
UTTRÅKAD OCH AVSLÖJAD
Som med all ny teknik kommer den smygande på oss. I dag är det svårt att tänka sig att det har funnits ett liv före smartphones och internet och samma sak håller på att ske med biomet rics, exempelvis möjligheten att identifiera sig med hjälp av fingeravtryck och ansiktsscanning. Inom vissa sektorer har man gått ett steg längre. Ett uppmärksammat exempel är Hillary Clintons valkampanj, där man i realtid kunde analysera åhörarnas pulsmätning, ansiktsuttryck och uppmärksamhetsnivå för att skruva budskap och leverans till perfektion.
Inom hotellvärlden börjar stora hotellkedjor använda sig av ansiktsscanning för att avgöra vem som kommer in i lobbyn. Är det en stökig missbrukare eller en aktad rockpoet? Applika tionen kan bidra till lika delar säkerhetsåtgärd och förhöjd servicenivå.
− Det är bara fantasin som sätter gränser, säger Sylvia Nylin. Vi kanske kommer att se en bred implementering på den svenska marknaden först om två–tre år, men för såväl konferenser som besöksnäringen i stort kan tekniken vara mycket användbar.
Hon tar Disneyworld som exempel, där gästen genom sin onlinebokning samtidigt lad dar ett intelligent åkband. På plats kan vistelsen därmed underlättas genom att restauranger och attraktioner känner till ålder, preferenser, allergier och annat.
“Vi kanske kommer att se en bred implementering på den svenska marknaden först om två– tre år, men för såväl konferenser som besöksnäringen i stort kan tekniken vara mycket användbar.”
− Samma lösning skulle vara perfekt för stora kongresser. Nu gäller det bara för startups och andra utvecklare att ta fram spännande applikationer, säger Sylvia Nylin.
SAMHÄLLSBYGGARE MED KONCEPTTÄNK
Vi har hört det förut: dagens unga talanger
– morgondagens beslutsfattare – söker varumärken och arbetsgivare med samhällspatos, hållbarhetsstrategier och miljöprofil. Allt fler företag sneglar mot non-profit-världen för inspiration. För mötesbranschen innebär detta både möjligheter och utmaningar.
− Det är inte bara en generationsfråga, säger Sylvia Nylin. Som företag måste vi vara tydliga med vad vi står för och hur vi vill bidra till samhället. De som inte tar ställning kommer att väljas bort.
Hon ser denna värdeförskjutning som ett paradigmskifte i Sverige. Men risken för så kallad greenwashing är stor. Alla initiativ måste komma från hjärtat och vara äkta. Som kunder och gäster genomskådar vi det mesta.
Vilket för oss till en tredje megatrend, enligt Svenska Möten, nämligen en ökad konceptualisering – som inte får ske på bekostnad av autenticitet.
− Jag tror att man kommer att behöva nischa sig mer för att nå sina kunder i framtiden. Det finns många herrgårdar i Sverige som inte är särskilt unika i sina erbjudanden. Eftersom en stor del av affärerna avgörs med hjälp av rekommendationer behövs det något nytt och unikt för att sticka ut.
Två av hennes exempel kommer från lilla Sigtuna, som tack vare närheten till Stockholm, Uppsala och Arlanda har en dynamisk mötes- och konferensmarknad, i dag ofta präglad av hållbarhet på olika sätt. På Hotell Kristina har man placerat ut mobilladdande träningscyklar i korridorerna. På Sigtunahöjden bär personalen kläder som producerats av återvunna gardiner.
− Det är små enkla åtgärder, men det sig- nalerar tydligt att man tar hållbarhet på allvar. Och som gäst glömmer man det inte.
Foto:Hotel kristina
GÄST ELLER KOMPIS?
I ett alltmer jämställt samhälle där alla har sitt eget unika universum, suddas gränserna mellan gäst och personal ut. Den traditionellt hierarkiska ordningen föddes efter att de tomma slottens tjänstepersonal började starta sina egna verksamheter. Visst finns det fortsatt en lukrativ marknad för lyxhotell med intensiv uppassning från underdånig personal, men generellt är detta i dag inte lika eftersträvansvärt. Vi vill snarare känna oss sedda och ihågkomna som jämlikar.
− Det finns goda exempel på den här sammanblandningen mellan personalen och gästerna. På Sigtunahöjden har de till exempel ett gemensamt bord i lobbyn där alla står och jobbar tillsammans. I Amsterdam finns ett spännande hotell som blandar verksamheten med lägenheter och en social klubb. I upstate New York finns ett kul ställe som anordnar litterära salonger tillsammans med personalen. Det kommer att handla mycket om att jobba med sin personalkultur framöver.
Den icke-hierarkiska sammansmältningen leder dessutom till en annan utmaning, eller megatrend nummer fem: delningsekonomin. Varför ska man som företag välja en kostsam konferensanläggning om man lika gärna kan hitta ett enklare alternativ på delningstjänster som Meetrd eller Gaest, där det kryllar av mötesrum och konferenslokaler?
− Man kan säga att Airbnb-beteendet har spritt sig till företagsvärlden, och det gäller att befintliga aktörer skärper sig för att inte hamna efter.
SPEL OCH FESTIVALER
En bubblartrend som Sylvia Nylin ser är tendensen att ”festivalisera” genom att bygga sina möten och konferenser på en rad olika aktiviteter. SXSW i Austin, Texas är kanske det tydligaste exemplet, och Gather Festival i Nacka utanför Stockholm är en liknande hybrid mellan konferens, deltagarverkstad, innovationslabb och musikfestival. Way Out West och Roskilde satsar allt mer krut på samtal och seminarier.
Ett annat sätt att motivera mötesdeltagare och få dem att tänka kreativt är olika former av spelinslag – ”gamification” eller ”spelifiering”.
Niklas Tyllström är vd för Green Hat People, en engagemangs- och möteskonsultbyrå som sedan 2006 har hjälpt sina kunder med interaktiva mötes- och teambuildingaktiviteter i olika format. I dag har bolaget sex kontor, i Norden samt i London och Barcelona. Enligt Tyllström är det helt avgörande att skapa engagemang för att säkra bra resultat.
– Med hjälp av spelmekanismer kan man lättare få med sig alla till att bidra till ett övergripande mål – ibland utan att de är medvetna om det själva. Vi försöker alltid hitta en balans mellan syfte, affärsmål och underhållning.
MÄTBARHET ALLT VIKTIGARE
Ofta är aktiviteterna teknikdrivna i olika utsträckning, men på Green Hat People vill man inte heller låsa sig i specifika aktiviteter. Medan exempelvis panicrooms eller escape games i dag är mycket populära spelifierade format riskerar de att kännas utdaterade om bara ett par år då utvecklingen går extremt fort inom området.
Niklas Tyllström menar att metoden är underordnad målet. Och målet ska helst kunna mätas.
− Vi kommer ofta in för att hjälpa till med en kulturförändring eller strategiimplemente -ring − långsiktiga processer som kan innefatta många etapper. Mätbarhet blir enormt viktigt, och där många tidigare gjort allting själva ser vi i dag ett stort behov av hjälp med analys och uppföljning hela vägen – före, under och efter mötet.
Med sjunkande kostnader för digitala verktyg blir interaktivitet och spelmoment naturliga inslag, liksom just mätbara resultat. Niklas Tyllström sticker inte under stol med sin entusiasm för den tekniska utvecklingen.
− Bra mötesinnehåll handlar främst om att vara relevant, skapa glädje och ta vara på medarbetarnas motivation. Teknikens framfart gör att det är en ständig evolution, och ingen vet riktigt hur utvecklingen ser ut framöver. Det är onekligen spännande tider.
Foto:sigtunahjöden