Kontorslandskapet har fått konkurrens av det aktivitetsbaserade kontoret som implementerats på allt fler arbetsplatser. Den senaste trenden är dock att vi flyttar ut och kanske därmed blir kreativare än någonsin.
Hur våra arbetsplatser kommer att se ut i framtiden finns det många teorier om. Kommer vi att fortsätta arbeta som vi gör i dag eller kommer det inte att finnas några kontorslokaler? Att ha en fungerande arbetsmiljö är viktigt och det finns många olika lösningar på hur man ska tänka när man utformar en arbetsplats.
Omgivning och inredning är något som påverkar vår kreativitet. Dagens kontor är ofta uppbyggda kring tre olika huvudtyper när det kommer till planlösningen:
Cellkontor är enskilda kontorsrum för 1–3 medarbetare. Det enskilda rummet med möjlighet att stänga en dörr ger avskildhet och med fasta platser ökar också möjligheten till mer individuella och personliga lösningar. Samtidigt kan den snabba kommunikationen och den sociala gemenskapen försvåras jämfört med i andra kontorslösningar. Cellkontor kräver större yta per anställd och de ger mindre grad av flexibilitet vid minskad eller ökad personalstyrka.
Öppna kontor eller öppet kontorslandskap är då man på en stor yta sitter många personer vid varsitt skrivbord, den yta som är ens egna är den på skrivbordet och inunder. Här blir arbets-miljön mer social och du har möjlighet att lätt överblicka vilka som är på plats samt att du snabbt kan utbyta information. Nackdelen är att en lokal utan väggar gör att det ofta uppstår störningsmoment som gör att det kan vara svårt att koncentrera sig, vilket försämrar effektiviteten och produktiviteten.
Flexkontor & aktivitetsbaserade kontor är indelade i zoner för olika slag av arbete och ingen har en fast plats. Ofta finns det färre skrivbord än anställda. Här arbetar man i olika miljöer (tysta rum, soffgrupper, öppna kontorslandskap etc.) med många olika alternativ att välja på. Det främjar den sociala andan på arbetet men vissa saknar tryggheten med att ha en egen arbetsplats, plus att man kan känna sig kontrollerad.
– Varje kontorslösning har sina för- och nackdelar och därför är det viktigt att utgå från den verksamhet som ska bedrivas i lokalen när man väljer vilken kontorsmodell som är den bästa lösningen för företaget, berättar Susanna Toivanen, professor i sociologi vid Mäldaralens högskola som forskar om kontorsutveckling och framtidens arbetsplatser.
Susanna Toivanen säger att undersökningar visar att de allra flesta helst skulle vilja arbeta i ett eget rum, på andra plats kommer aktivi-tetsbaserade kontor följt av att sitta i öppna kontorslandskap.
Något som har stor påverkan på hur vi kommer att arbeta i framtiden är den växande digitala utvecklingen.
– I dag kan vi tack vare digitaliseringen jobba lite var som helst. Eftersom vi är så rörliga i vårt arbetssätt finns inte längre behov av en individanpassad arbetsplats. Jobbet är inte längre en plats dit man går, det är resultatet som räknas, säger hon men tillägger att detta gränslösa arbetsätt också ställer krav på både arbetsgivare och anställda.
I och med att digitaliseringen ökar är det inte konstigt att aktivitetsbaserade kontor blir allt mer förekommande, menar Susanna Toivanen, då de går hand i hand med den tekniska utvecklingen. Men detta ställer också andra krav på arbetsmiljön.
– Det är inte bara viktigt att man ser till att uppkopplingen fungerar när man bygger nya kontorsutrymmen. Redan när man planerar ett bygge bör man i ett tidigt skede diskutera hur man ska utforma kontoret så att det gynnar såväl koncentrationskrävande som individuellt arbete liksom socialt samspel och samarbete. Även andra faktorer som ljud, ljus, luft och miljö måste tas i beaktande innan man tittar på övriga inredningsdetaljer.
Foto: Jonas Ljungdahl
Man måste även kartlägga vilka behov som personalen har. Med en befolkning som blir allt äldre och en mindre andel förvärvsarbetare läggs det i dag mycket fokus på att få äldre att stanna kvar längre på arbetsplatsen.
– Vi vet att arbetskraften till en större andel kommer att bestå av äldre och då måste man ta hänsyn till den här gruppens behov, vilket ställer andra krav på utformningen av kontoren. Kanske krävs det bättre belysning, mindre buller och fler möjligheter till avskildhet. Om de anställda inte trivs eller om man får hälsobesvär av sin arbetsplats så kommer medarbetarnas prestation att påverkas och kontoret kommer inte att vara hållbart, säger Susanna Toivanen.
Sjukskrivningarna är högre i de öppna kontorslandskapen än i enskilda rum och att man behöver lägga mer kraft på hälsofrämjande insatser i framtiden för att få befolkningen att må bra är ingen nyhet.
Susanna Toivanen menar att det blir lite bakvänt att vi lägger stor vikt vid att barn ska vistas så mycket utomhus för att de ska må bra men har sedan helt andra kriterier till för hur det ska se ut för vuxna.
Foto: Jonas Ljungdahl
– Vi förespråkar Ur & Skur-förskolor för våra barn men sen ska vi vuxna sitta instängda på ett kontor hela dagarna. I dag drabbas många av psykisk ohälsa som i många fall är stressrelaterade. Vi vet att naturen har en återhämtande effekt, vistas man ute i naturen sjunker stressnivån och det i sin tur leder till att vi blir mer kreativa. För att komma åt ett kreativt tillstånd behöver vi slappna av och så som vi lever i dag är det inte många tillfällen där vi befinner oss i total avslappning, säger Susanna Toivanen och berättar att utomhuskontor är något som kommer att bli allt mer vanligt i framtiden.
Redan i dag finns det utomhuskontor på ett flertal platser runt om i Sverige. Här finns tillgång till elektricitet via solceller, trådlös uppkoppling, ergonomiska möbler samt sol- och väderskydd. Vissa utomhuskontor är permanenta men det har även gjorts försök med mobila utomhuskontor i ett antal städer, vilka har mottagits på ett mycket positivt sätt. På några platser finns det även bokningsbara utomhuskonferensrum.
– Med dagens rörliga teknologi kan man utföra många uppgifter utomhus, som telefonsamtal, medarbetarsamtal och möten, för att ta några exempel. Utomhusmiljöer är en dold resurs och många anställda är intresserade av att arbeta ute i friska luften, visar våra studier och även korta utomhusvistelser räcker för att få goda effekter på vår hälsa, säger Susanna Toivanen.
Fakta Utomhuskontor
• Att jobba ute en stund om dagen minskar stressnivåerna och leder till kreativitet.
• Inredningen erbjuder varierade lösningar anpassade efter ergonomi för olika arbetsuppgifter, här finns enskilda arbetsplatser liksom möblemang som passar för flera.
• Arbetsplatserna är utformade på olika sätt, vid vissa kan man stå och arbeta och vid vissa sitta eller t o m halvt ligga ner.
• Solskydd, konferensdel och wifi är komponenter som finns för att underlätta arbetet.
• All teknik som används laddas med hjälp av el från solceller.
• Arbetsuppgifter som lämpar sig väl för utomhusarbetet är telefonsamtal, svara på mejl, möten, planeringsarbete och medarbetarsamtal.
• Utomhuskontor liknar i sitt upplägg ett aktivitetsbaserat kontor och ses som ett komplement.
Bra att veta: Bara att gå ut 10–15 minuter regelbundet har en bevisad förebyggande effekt på ohälsa som stress och stillasittande.
Av: Gabriella Vildelin