Hälsokonferenser – en växande trend

Av publicerat

Inrikes har pratat med två mötesexperter för att ta reda på mer om dagens mötes- och konferenstrender. Att hälsa är i fokus råder det ingen tvekan om.

Hälsotrenden fortsätter även under 2017. Yogainspirerade introduktionspass, energipauser, adrenalinfyllda möten och naturen som arena för samtal – det är några av de aktiviteter som kunder listar högt inför en konferensdag. Den härliga spatrenden har också fått ett lyft, allt fler önskar konferenser och möten kopplade till avslappning och välbefinnande. Hjärnforskning visar att det beror på dagens hektiska och uppkopplade samhälle, vilket gör att spamiljön ofta kan fungera som en isbrytare som gör konferensdeltagarna mer lugna och kreativa under mötet.

– Om man ser på generella trender kring att skapa minnesvärda möten så är hälsotemat mer påtagligt än någonsin tidigare. Man pratar om gröna och blodsockersäkra möten med fokus på hälsosam mat som ger bra energier. Man vill få bort sockertopparna som gör att deltagare dyker rakt ned i källaren efter en måltid. Mötesskaparna funderar även mycket på balansen mellan adrenalin och vilopuls – vill kunden ha ett fartfyllt eller ett reflekterande möte? Vi ser att fler kunder efterfrågar detta och konferensanläggningar erbjuder möten som innehåller inledande övningar där deltagarna slappnar av, släpper taget om vardagen och kommer i rätt stämning, berättar Sylvia Nylin, vd för Svenska Möten, och fortsätter:

– Många männi­skor har hektiska arbetsdagar, utöver det ska de också klara livet utanför. Det gör att mötesledarna måste skapa en konferens som gör att deltagarna kan komma i rätt stämning för att kunna genomföra den. Därför inleder man ofta konferensen med en lugn aktivitet som yoga och meditation – chansen är då mycket större att deltagarna efteråt uppfattar konferensen som givande och minnesvärd. En trend är även att man pratar mycket om energipauser i stället för fikaraster. Självklart är det många som fortfarande vill ha gott fikabröd, men det kombineras ofta med mer hälsosamma raw food-inspirerade shots.

conference-1886025

Hämtar inspiration från hjärnforskning

Konferensanläggningar runt om i Sverige inspireras av den pågående hjärnforskningen när det kommer till kreativitet. Allt fler mötesplanerare tar fram olika mötesaktiviteter som ska få deltagarna att vara kreativa och interagera med varandra. Aktiviteterna är ofta kopplade till de fem sinnena.

– För cirka 30 år sedan började man prata om teambuilding, nu pratar man i stället om gruppdynamik och sammanhållning. Man kan tycka att det är kejsarens nya kläder som använder andra ord, men det ligger en väsentlig skillnad mellan den gamla och den nya formen av teambuilding. Tidigare handlade det om att deltagare skulle göra en fysisk aktivitet ihop. Gruppdynamik handlar i stället om kopplingen mellan hjärn-, organisations- och ledarskapsforskning. Målet är att en grupp medarbetare ska öka sammanhållningen och tillsammans kunna växa för att nå en ny nivå.

Sylvia Nylin

Sylvia Nylin, vd på Svenska Möten.

Hur genomför man en konferens som passar alla?

– Det kan bli en minnesvärd konferens oavsett om man har ett affärsplaneringsmöte eller en kick-off. Man måste börja med att utgå från gruppen: Hur ser den ut? Är den homo- eller heterogen? Gruppens utformning styr valet av aktiviteter för att alla ska känna sig inkluderade och komma ihåg konferensen under en längre tid. Sedan ska man självklart gå igenom de klassiska stegen, som syfte och mål. Viktigt är också att tänka på om man vill ha en konferens fylld av energi eller bara avkoppling. Det går också att kombinera – inriktningen styr valet av anläggning och aktiviteter.

Kan du nämna några fallgropar man inte vill hamna i?

– Den största fallgropen är att inte ha koll på sin grupp. Skapa aktiviteter som alla känner sig bekväma att genomföra – sätt exempelvis inte 25-åringarna att ordna en gruppaktivitet för alla människor mellan 25 och 60 år. Det kan hända att alla inte tycker att det är lika kul då. Den andra klassiska fallgropen är detaljer. Ett lyckat möte eller en konferens handlar mycket om att vara väldigt noggrann med detaljerna, det är oftast ett otacksamt arbete bakom kulisserna för dem som arrangerar, men det gör så mycket för helhetsupplevelsen hos deltagarna. Kötider, liksom hackande datorer och projektorer kan förstöra mycket.

breakfast-1985865

Måste en konferens kosta mer för att vara minnesvärd?

– Absolut inte, och då påminner du mig om ytterligare en trend – att vara mer utomhus och använda naturen som arena. Det behöver inte kosta mycket, i stället för påkostade arrange­mang kan man ha lite mer minnesvärda back to nature-aktiviteter. Det handlar mer om att tänka på detaljerna och utgå från sin budget. Ett tips är också att planera en konferens med en mötesplanerare, de har ofta bra idéer och stor kompetens.

Finns det ett säkert kort man kan satsa på för att genomföra en lyckad konferens?

– Är det något som de flesta kommer ihåg så är det maten. Det behöver inte vara lyxig mat, men den ska vara genomtänkt och gjord med mycket kärlek. Det första människor kommenterar är om maten varit dålig. Sedan är ett säkert kort att lägga in energipauser med ett brett utbud av fruktshots som passar alla. De flesta är också vanemänniskor, därför kan det vara bra att ordna aktiviteter som gör att deltagarna interagerar med nya deltagare. Det vill säga inte fritt val vid grupparbete, utan mötesledaren bör dela in grupperna för att säkerställa att det blir nya konstellationer.

Vilka trender kan du se komma inom de närmaste fem åren?

– Jag tror bland annat att AR, augmented reality, eller förstärkt verklighet som det heter på svenska, kommer att komma med. Tekniken är fortfarande ganska dyr, men i framtiden kommer fler typer av virtuella tekniker att bli vanligare. Sedan tror jag att man kommer att ha fler konferenser där deltagare är med som hologram. Vi kommer också att få se mer av andra typer av konferenser – kommunikation blir viktigare, därför kommer man att börja arbeta mer tillsammans i grupper under konferenser, i stället för att en person ska stå på scenen och rulla ett antal powerpoint-bilder. Hållbarhet är en megatrend som kommer att förändra branschen, här har vi den största utmaningen inom transporterna. Jag tror även att man kommer att börja använda sensorer under konferenser. Dessa kan mäta människors kroppstemperatur i rummet. Om det blir iskallt i rummet vet man att människor inte är så engagerade. Genom detta kan man ta pulsen på rummet.

women-1178187

Deltagaren utformar sin egen konferens

En trend som många pratar om är kontentsafaris – ett sätt för konferensdeltagarna att skapa sitt eget innehåll. Det blir färre talare och fler workshops under en konferens. Det gör att deltagaren kan skräddarsy sin egen dag och välja de mest spännande aktiviteterna som erbjuds under en dag, vilket gör att det blir lättare för människor att interagera, vara aktiva och minnas en konferens, eftersom de själva valt innehållet. En annan trend som växer starkare är kopplingen mellan mötesdeltagare och stadsplanering. Flera länder runt om i Europa har egna wifi- och it-plattformar som riktar sig till affärsresenärer, där kan dessa under sin vistelse ge input på hur staden kan utvecklas.

– Det finns ett koncept som heter The Fresh conference, där man tittar på trender och spaningar inom mötesdesign. I år testar man ett koncept som kallas Multicity conference, där man ordnar möten i grupper med en gemensam agenda på flera platser i Europa. I stället för att alla deltagare åker till en plats kan de nu besöka den närmaste hubben och köra sin årliga konferens via video.

Niklas Birgetz

Niklas Birgetz, vd på Sponsrings & Eventföreningen.

Det gör att man kan korta ner resvägarna men ändå delta i intressanta konferenser och möten. Vi har även diskuterat detta inom Svenska Möten; eftersom Sverige är ett stort land kan möten via videolänkar vara ett sätt att både spara tid och pengar samt minska påverkan på miljön, säger Sylvia Nylin.

Möten som berör

Det mest effektiva sättet att skapa möten och event som berör är att finna människors passioner och hitta på aktiviteter som människor drivs av och brinner för. Det menar Niklas Birgetz, vd på Sponsrings & Eventföreningen.

– Det gäller att inte bara ha sitt standardmöte. Man måste planera minnesvärda möten som väcker människors intressen på plats. Det kan man göra genom att bland annat beröra med musik, teater eller social sponsring. Sedan tror jag också att det är viktigt att ha fysiska möten, då den digitala världen gör att vi får ett större behov av att mötas på riktigt. När människor möts kan man inte längre ha en vd som står och drar en lång presentation utan man måste finna nya sätt att förmedla budskap och engagera medarbetarna på, så att de i sin tur förmedlar stolthet och gemenskap. Folk och företag börjar även tänka mer på miljön, det gör att man inte kommer att resa på samma sätt som tidigare. Fler VR-möten kommer att ske, där stora företag samlar medarbetarna på olika platser, som Stockholm, Göteborg och Malmö.

creative-869200

Av: Joline Ekman