I dag görs det stora affärer inom affärssystem och den globala mångmiljardmarknaden fortsätter att pressa leverantörer till lägre priser och flexiblare avtal. Inrikes har pratat med en expert inom affärssystem för att ta reda på vad som är hett just nu.
Ett affärssystem utgör grunden i ett företags administrativa databehandling. Det kan nyttjas inom olika områden som order, produktion, fakturering, löner och ekonomi. Viktigt är att affärssystemet är integrerat för att alla olika delar ska fungera ihop. Men det är ingen quick fix att byta affärssystem – det finns flera viktiga punkter att tänka på för att bytet inte ska gräva hål i kassan.
– Det finns cirka 100 affärssystem att välja på i Sverige. Trenderna pekar mot att fler abonnerar på ett affärssystem istället för att köpa en licens. Det gör att företagen kan byta system med kort varsel – även om det är en komplicerad process då systemet är tätt kopplat till affärsprocesserna. Att byta affärssystem är som att göra ett hjärtbyte – konvalescensen är lång, då systemet fungerar som företagens ryggrad, säger Odd Fredriksson, huvudlärare för fyra affärssystemskurser på Handelshögskolan vid Karlstads universitet.
Odd Fredriksson, huvudlärare för fyra affärssystemskurser på Handelshögskolan vid Karlstads universitet.
Förankra systembytet hos medarbetarna
Ett problem som ofta kan uppstå vid affärssystemsbyten är att ledningen inte har förankrat beslutet tillräckligt hos medarbetarna. I dag kommer de flesta medarbetare på företag i kontakt med affärssystemet. Därför är det viktigt att berätta varför bytet ska göras och vilka fördelar som skapas av bytet. Ett byte innebär ofta extra mycket arbete till en början.
– De flesta företagsledningar börjar förstå att affärssystem är en strategisk fråga. Om de inte gör det, så är det en tydlig misslyckandefaktor. Det är viktigt att man tar hand om sina medarbetare och förklara varför man ska byta affärssystem. Man måste även tänka på att utbilda medarbetarna i det nya affärssystemet. Det är något som många företag slavar med för att undvika kostnader som de anser vara onödiga, säger Odd Fredriksson och fortsätter:
– Problem kan uppstå om affärssystemsleverantören inte kan kundens verksamhet tillräckligt bra. Därför är det en fördel om det går att välja en leverantör som är nischad inom just den bransch företaget befinner sig.
Att välja rätt affärssystem
När man väljer ett affärssystem går man in i en relation med en leverantör under minst tio år. Innan företaget tar ett beslut ska de fundera på hur de vill jobba framöver, vilka affärsbehov de har och vilka affärspartners som ska inkluderas i nätverken.
– Man ska inte asfaltera kostigarna. Det kan vara bra att tänka på företagets framtid och välja affärssystem efter hur man kommer att jobba. Man ska inte titta på vad som dominerar just nu – då affärssystemet kommer att finnas i företaget i många år framåt. Sedan kan det vara bra att inte byta ut hela affärssystemet samtidigt, utan istället byta del för del. Genom det slipper man ett ”big bang byte”, berättar Odd Fredriksson och fortsätter:
– Det finns exempel på företag som bytt hela system – risken är då att verksamheten stannar av. Exempel på det var när ett stort sportföretag bytte affärssystem på våren innan fotbolls EM, då kunde de inte leverera sportprodukter, fast efterfrågan var så hög. Ett annat exempel var när ett läkemedelsföretag bytte system under våren, och då kunde de inte leverera allergisprayer när kunderna behövde dem som mest. Genom det förlorade företagen stora inkomster – alltså finns det risker med att göra stora affärssystemsbyten.
Skandinavien – duktiga på affärssystem
Det finns många svenska affärssystemsleverantörer. Det beror på att IT är mycket viktigt i Sverige – då vi har höga lönekostnader och en svensk jobbar cirka 200 timmar mindre per år jämfört med exempelvis en amerikan.
– Våra semestrar gör att det ställs högre krav på oss, då människor i högre grad behöver ersättas med datorer för att vi ska kunna konkurrera på den globala marknaden. Därför har det länge funnits ett väldigt tryck på effektivisering och införande av it. I Sverige ligger vi långt framme i användningen av affärssystem, mer i vissa branscher och mindre i andra. Men inom offentlig sektor ligger vi inte bra till – Sveriges sjukvård ligger på plats 16 i världen, även om regeringen har satt ett mål om att vi ska bli bäst i världen på e-hälsa inom tio år, säger Odd Fredriksson.
De mellanstora affärssystemsleverantörerna börjar försvinna, medan jättarna och de mindre företagen som är mer nischade växer ytterligare. Inom tre år kommer det även finnas många nya enheter som sänder data, Internet of Things, vilket då kommer påverka affärssystemen. Framtidsforskare tror att systemen kommer fungera som navet i företagen när det gäller informationsöverföring.
HALLÅ DÄR,
Lars Borglund, produktdirektör på Visma Software.
Vilka trender finns det inom affärssystem?
– Oavsett leverantör finns det ett antal trender inom ERP-system. Flera av dessa är generella IT-trender och eftersom ERP-världen är en del av den stora IT-sektorn går dessa igen även här. Sedan finns det ett antal trender som är specifika för ERP-branschen men som också går igen inom vissa andra delar av IT-sektorn, även om det kanske inte känns igen i övrig IT-sektor lika tydligt. Tydligaste trender just nu är moln- och Saas-lösningar, effektivisering, automatisering, self-service, ai och machine learning samt mobilitet.
Hur väljer man rätt affärssystem?
– Börja med att ta reda på vilka leverantörer som har lösningar för just ditt bolag i form av bransch, storlek och antal användare. Säkerställ också att bolaget samt leverantören har ekonomisk stabilitet. Notera skillnaden mellan globalt och lokalt fokus. Är systemet utvecklat för den lokala marknaden med svenska lagar och regler eller är det en utländsk produkt som behöver anpassas? Gör din “research” och läs på tills du fått fram ett fåtal leverantörer du är nyfiken på. Ta fram en kravspecifikation och genomför en förstudie. Utgå från nyttan av det nya systemet när du räknar på lönsamhetskalkylen. Se om systemet möjliggör effektivitetsvinster. Försök känna in leverantörens företagskultur under upphandlingsprocessen.
Vad ska man tänka på när man byter affärssystem och vilka fallgropar finns det?
– Att byta affärssystem är ett av de största och mest komplexa IT-projekten som kan genomföras i en organisation, eftersom det påverkar och knyter samman de flesta delar av verksamheten. Ett lyckat byte kan leda till en effektivare och lönsammare organisation som får tillgång till djupare insikter om sin verksamhet än tidigare. Ett av de mest grundläggande elementen i alla typer av projekt är att känna till och minimera de risker som finns. Några av dessa risker kan vara att projektet saknar ledningens stöd och att det inte finns en tydlig projektplan. Om man inte är ordentligt påläst kan det förekomma orealistiska förväntningar på det nya systemet och att företaget inte har identifierat de egna kärnprocesserna. Jag rekommenderar att göra en ordentlig research. Läs på och se vilket eller vilka system som passar just din verksamhet. Men utgå inte från befintligt system utan tänk lite större. Var är ni om fem eller tio år? Kolla på ett system som passar in i er tillväxtplan.
HALLÅ DÄR,
Jeremias Jansson, Nordenchef på Unit4.
Vilka trender finns det inom affärssystem?
– Vi befinner oss i en allt mer automatiserad och digitaliserad värld inom affärssystem, där traditionella funktioner ersätts av nya gränssnitt och ny logik. Vi går från klientbaserad programvara till webb, där mobilt blir standard i dag. Nu införs så kallade Bots och Agenter i affärssystemets programvara. Där ett gränssnitt mot användaren som egentligen är kommunikation i naturligt språk väntar bakom hörnet. Systemen ska också föreslå uppgifter och skapa automatiserade flöden. Data som finns sparad ska med enkla medel kunna generera förslag på nya poster som behöver uppdateras, därmed får användaren en enklare och lättare tillvaro. Vi kallar den nya trenden: Att vara uppkopplad, sammankopplad och avkopplad.
Hur väljer man rätt affärssystem?
– Många eftersträvar standardsystem som inte behöver kundanpassas. Man bör ställa sig frågorna: Hur flexibla är systemen? Vad kan jag som exempelvis systemadministratör utföra i systemet utan att begära hjälp av konsulter? Hur mycket satsar leverantören på utveckling och hur ser ”roadmapen” ut för de kommande åren? Det är viktiga punkter kring val av leverantör och system. Se också över kostnaden i tid, inte bara till investeringen direkt. Att ett affärssystem behöver förändras i takt med organisationen, förvärv, andra regler och omständigheter är i dag självklarheter i de flesta företag. Kontrollera även att leverantören kan leverera uppdrag och har partners som kan leverera. På så sätt kan kunden välja att antingen använda leverantörer eller en partner beroende på vilket uppdrag kunden behöver hjälp med i framtiden.
Vad ska man tänka på när man byter affärssystem?
– Bestäm vad som är det viktigaste målet och vad som behöver prioriteras med bytet. Se till att det finns tillgängliga resurser och kompetenser internt.
Vilka fallgropar ska man akta sig för?
– Att inte ha en klar plan för målet av bytet, och vad som är viktigt att göra för att nå målet.
Av: Joline Ekman