Att boka och arrangera ett möte ska vara enkelt. Tydlighet, lokal kunskap och samarbete är nyckelingredienserna i Uppsala Convention Bureaus arbete med att locka fler aktörer till att välja just Uppsala för sitt möte eller evenemang.
Att öka Uppsalas attraktion som mötesstad är prioriterat hos Destination Uppsala som marknadsför staden mot alla kategorier av besökare. Uppsala Convention Bureau har sedan 1999 varit en del av verksamheten med fokus på att attrahera konferenser, kongresser och sedan våren 2013 även idrottsevenemang. I Sverige är det i dag 22 destinationer som har en egen Convention Bureau vars verksamhet fokuserar på just möten. I de allra flesta fallen är uppdragsgivaren den egna kommunen, så även i Uppsala.
– Vi tror att möten och evenemang ska användas som verktyg för att utveckla en stad, dess verksamheter och tillföra ett värde för oss som bor här. Fler inresta gäster skapar också fler arbetstillfällen och vi tror också att fler besök långsiktigt kan betyda att fler väljer att investera i och flytta till vår stad, säger Anna Lindström, chef möten & evenemang/ Director Uppsala Convention Bureau.
Partnerskapet Uppsala Convention Bureau drivs av Destination Uppsala tillsammans med den lokala näringen. Det gemensamma målet är att attrahera fler och större möten och evenemang till staden. Med gemensamma resurser arbetar destinationsbolaget och näringen tillsammans genom utvecklingsprojekt och aktiviteter på hemmaplan samt på nationella och internationella kundworkshops och mässor.
Arbetet med att öka antalet möten och evenemang sker också i daglig kontakt med lokalt och regionalt verksamma personer, såsom Uppsalas två universitet, sjukhus, kommunen och föreningslivet i Uppsala, berättar Anna vidare:
– Det ska vara enkelt att mötas i Uppsala och alla vi som bor och är verksamma i regionen är ambassadörer för vår stad och med det potentiella mötes- och evenemangsarrangörer. Mest troligt har man också andra arbetsuppgifter och därför finns vi här, för att avlasta och underlätta. Förutsättningslöst och kostnadsfritt.
Tre gånger per år samlar Uppsala Convention Bureau arrangörer av möten och evenemang. Målet med dessa mötesråd är att fånga upp erfarenheter, utmaningar och idéer. Det ligger till grund för det kompetensstöd som sedan erbjuds arrangörer från Uppsala Convention Bureau. Mötesråden blir också ett forum där man kan dela erfarenheter arrangörer och mötesvärdar emellan, ”from peer-to-peer”.
Ur dessa mötesråd har Uppsala Convention Bureau planerat och byggt upp digitala lösningar, förbättrade webbverktyg, utbildningstillfällen och en processguide som stöd i arbetet inför mötets eller evenemangets genomförande.
– Vi har lyssnat till vad våra lokala och externa arrangörer eftersöker och utifrån den inputen har vi valt att skala ner och förenkla vår hemsida och övriga verktyg som vi erbjuder. Vi har skalat bort branschjargongen och fokuserat på att kunderna ska kunna fatta snabba beslut och få snabb hjälp. Det arbetet är under ständig utveckling, berättar Anna Lindström.
INRIKES frågar Anna Lindström vilka tre faktorer som är Uppsalas främsta styrkor som mötesstad:
– Tillgänglighet, närhet och stolthet. Tillgängligheten med direkttåg till och från både Arlanda och Stockholm. Närheten i staden, där de små avstånden gör att deltagarna kan promenera överallt och hinner uppleva mycket utanför möteslokalen. Samt stoltheten för Uppsala och viljan att bjuda hit och visa upp vår stad och den egna verksamheten.
Sedan 2013 presenterar Uppsala Convention Bureau även en årsrapport för staden. Rapporten grundas på statistik från de möten och evenemang som arrangerats på destinationen under det föregående året. Genom en konsekvent rapportering ger Uppsalas rapport tydliga svar på frågor som, vilka är de populäraste mötes- och evenemangsperioderna när det kommer till månader och veckodagar samt vilken spetskompetens det finns i staden. Genom en årligen återkommande rapport med samma nyckeltal, kan Uppsala Convention Bureau också följa utvecklingen i staden och proaktivt söka och verka för möten och evenemang som kompletterar beläggningen över året.
Som universitetsstad har Uppsala alltid varit en plats för möten och enligt Uppsala Convention Bureaus årsrapport är det också just de vetenskapliga och medicinska kongresserna som i majoritet belägger staden under vår och höst. Inom universiteten och sjukhuset finns det en lång tradition i att arrangera nationella och internationella kongresser. Den positiva utveckling som märkts under de senare åren är även en ökning av arrangörskap från andra offentliga verksamheter och lokala företag. Enligt Anna Lindström är det heller inget som tyder på att antalet möten och evenemang till orten är på väg att minska, snarare tvärt om:
– 2016 är ett riktigt starkt år för oss, vi har till exempel aldrig haft så många internationella möten som i år.
Staden rustar för den fortsatta efterfrågan och här etableras nya arenor och mötesplatser. I dag är det i det nyrenoverade Universitetshuset som vi finner den största möteslokalen med plats för 1 800 personer och under hösten invigdes också en alldeles ny idrottsarena, IFU Arena. Här växer också fler hotell fram, en viktig faktor för att periodvis kunna ta emot de större mötena och evenemangen. I Uppsala finns i dag 1 550 hotellrum med totalt 2 650 bäddar. För några år sedan öppnade Radisson Blu Hotel här och tillförde 185 rum, nu närmast väntar vi på Elite Hotel Academia som kommer att öppna upp i mars 2017, ett hotell med ytterligare 200 rum, konferenslokaler med plats för uppemot 120 deltagare och en takvåning med restaurang och skybar.
Mötesåret 2015 i Uppsala
- 174 möten, 98 nationella, 76 internationella
- 170 föreningsmöten, 27 000 deltagare
- 46/261 nationella möten hölls i Uppsala
- 3 000 kr/dygn spenderar deltagarna, vilket ger 127 miljoner kronor till Uppsala
- 5 582 gästnätter
Text: Yvonne Gull, foto: Niklas Lundengård/Destination Uppsala