Framtidens kontor – en arena för innovation

Av publicerat

Få trender inom arbetslivet har fått en sådan stor spridning som det öppna kontorslandskapet. Sedan 1970-talet har arbetssättet totalt dominerat marknaden och fungerat som en vägvisare för hur ett modernt kontor ska se ut. Men nu – drygt 45 år senare håller trenden på att förändras och kontoren blir istället mer bolagsanpassade med flexibilitet och kreativitet som ledord.

I takt med att arbetssätten förändras ökar kraven på framtidens kontor. Inom 20 år kommer 50 procent av de arbeten vi har i dag att försvinna och nya jobb kommer tillsättas. Det gäller därför att anpassa kontoren efter ett föränderligt samhälle.

– Digitaliseringen gör att tempot i arbetslivet blir allt högre och att vi tvingas bli mer flexibla. Många företag söker efter en ökad innovationskraft, då man förstår att rätt medarbetare lockas till attraktiva kontor. Produktiviteten och motivationen hos anställda är starkt kopplad till utformningen av kontoret och sedan är det självklart viktigt att kontoret ligger nära service och bra kommunikationer, säger Anna-Lena Carlstedt, affärsutvecklare på Fabegé.

På bara några år har villkoren förändrats radikalt när det kommer till utformningen av kontor. Allt fler företag börjar förstå vikten av att ha ett kontor som attraherar och behåller kompetenta medarbetare, kostnaderna för dessa kontor blir då mindre viktiga.

– Det är inte lika viktigt med besparingar när det gäller lokalkostnaden. De framsynta företagsledarna har förstått betydelsen av att ha rätt kontor, då medarbetarna blir mer produktiva, vilket gör att bolaget tjänar mer pengar, säger Anna-Lena Carlstedt och berättar att många företag väljer att sätta sin prägel på utformningen av kontoren. Att låta varumärket genomsyra kontoren är viktigt för såväl medarbetare som kunder.

Foto: Gustav Kaiser

Foto: Gustav Kaiser

Alla företag har olika behov

– Det finns inget rätt eller fel när det gäller framtidens arbetsplats, det viktiga är att man inte kopierar någon annans kontor, utan att varje företag hittar en lösning som passar dem, säger Anna-Lena Carlstedt.

Anna-Lena Carlstedt

Anna-Lena Carlstedt, affärsutvecklare på Fabegé.

För många år sedan bestod arbetsdagen av cirka 75 procent individuellt arbete och av 25 procent samarbete. I dag består vår arbetstid av lika mycket samarbete som individuellt arbete. Enligt Anna-Lena Carlstedt är samarbete något som ökar hela tiden, vilket ställer högre krav på mer flexibla kontor med fler projektrum och kreativa platser som kan nyttjas under en kortare och längre tid.

– På vanliga kontor kan det ibland vara svårt att koncentrera och vara fullt produktiv. Därför är den viktigt att det finns arbetsrum och tysta zoner dit man kan dra sig undan för att reflektera och jobba ostört.

Framtida trender

En del av utvecklingen pekar mot att vi i framtiden kommer arbeta mer hemifrån, på fik, konferenshotell eller hos kund. Många ställer sig därför frågan om vi i framtiden ens kommer behöva kontor. Men enligt Anna-Lena Carlstedt är kontoren här för att stanna.

– Det är bra att man kan jobba var man vill, vår utmaning är att skapa en lokal dit anställda vill komma – annars förlorar företagen en stor kunskapsöverföring, sammanhållning och företagskultur. De tre bitarna är väldigt viktiga för att företag ska överleva. Som fastighetsägare måste vi vara lyhörda, ha hög flexibilitet när det gäller att öka eller minska lokalerna och bygga stadsdelar som innehåller allt en medarbetar behöver för att få vardagspusslet att gå ihop, säger Anna-Lena Carlstedt.

Foto: August Dellert

Foto: August Dellert

Arbetsplatsernas hälsoeffekter

I snitt sitter vi vid vår arbetsplats mellan 35 och 40 procent av vår arbetsdag. Resterande tid tillbringar vi på externa och interna möten, i lunchrummet eller snackandes i korridoren. Enligt en undersökning från Karolinska Institutet dör fler människor av stillasittande än rökning och fetma i dag. Det är alltså inte hälsosamt att sitta ned i åtta timmar per dag – vi behöver röra på oss för att må bra och det är något som företag börjar ha i åtanke.

– Jag träffar många bolag som exempelvis drar in på kaffeapparater för att deras anställda ska gå lite längre för att hämta kaffe. Stora bolag satsar på att ha gymlokaler på kontoret och de mindre företagen ser till att ha kontor i en stadsdel där det finns gym i närheten. En del bolag ber städaren att lyfta upp skrivborden på kvällen, för att inspirera personalen att stå upp och arbeta. Vissa företag satsar också på att ha gåband under datorn för att personalen ska kunna röra på sig under arbetstid, säger Anna-Lena Carlstedt, som har arbetat i branschen med lokalfrågor i 22 år. Jag ber sedan Anna-Lena Carlstedt att berätta om hur hennes framtida drömkontor skulle se ut:

– Mitt drömkontor ska ge mig inspiration att skapa och tänka i nya banor. Det är en plats dit jag vill bjuda både kunder och samarbetspartners och som är funktionell på detaljnivå. Det ska vara ljust, sladdlöst, har stora arbetsytor och väggarna ska vara whiteboards. Det ska finnas schyssta soffor eller saccosäckar att landa i när man behöver vara extra kreativ eller vila en stund. Varumärket och verksamheten ska vara närvarande och fungera som en medveten och omedveten kompass genom inredning, bilder och symboler. Riktigt bra kaffe och träningsmöjligheter inom räckhåll är också viktigt för mig, berättar Anna-Lena Carlstedt.

Foto: Gustav Kaiser

Foto: Gustav Kaiser

Kontor i hemmamiljö

Framtidens kontor börjar alltmer likna hem- och universitetsmiljöer. Det aktivitetsbaserade arbetssättet blir populärare och digitaliseringen gör att fler företag förändrar kontoren.

Wivian Eidsaunet

Wivian Eidsaunet, vd på Spectrum Arkitekter.

– Vi gör många spaningar om att kontoren börjar likna ett hem, men också att det finns en tydlig koppling mellan högskole- och universitetsmiljöer, hem och kontor – de liknar varandra. Det kommer förmodligen fortsätta utvecklas och företagen kommer börja anamma det för att se hur organisationen kan utnyttja sin fulla kapacitet på det mest effektiva sättet, säger Wivian Eidsaunet, vd på Spectrum Arkitekter och får medhåll av kollegan Miriam Eichler, kommunikationsansvarig på Spectrum Arkitekter:

– Att titta på dagens universitetsstudenter är ett bra exempel. Många pluggar på distans och grupparbetena sker via nätet. Det kan ta tid att inse att förändringar är möjliga och till och med det bästa för företaget, men nu funderar nästan alla på hur man kan jobba smartare och effektivare och det leder ofta till tankar om att jobba med ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Att spara yta eller pengar är sällan utgångspunkten för de kunder vi arbetar med – men det kan såklart vara en del av resultatet.

Lobbyn

Foto: Gustav Kaiser

Det aktivitetsbaserade arbetssättet

En fungerande aktivitetsbaserad arbetsplats bygger ofta på tillit och medarbetarnas förmåga att leda sig själva. Arbetssättet handlar om att anpassa kontoret efter de aktiviteter som ska utföras inom verksamheten samt skapa en trevlig och inspirerande miljö med många möjligheter som främjar effektivitet, kreativitet, samarbete och innovation. Miriam Eichler berättar också att ny teknik och nya beteenden är något som påverkar framtidens konor.

Miriam Eichler

Miriam Eichler, kommunikationsansvarig på Spectrum Arkitekter.

– Om företag ska hänga med i svängarna måste de helt enkelt bli mer flexibla och kunna möta den nya generationens medarbetare som har helt andra förväntningar på arbetslivet. Eftersom ett aktivitetsbaserat arbetssätt anpassar sig efter människan istället för tvärtom kommer det att kunna följa utvecklingen och de nya generationernas förväntningar i mjukare kurvor. Det kommer aldrig mer finnas en generation som under hela sitt liv, aldrig haft internet eller den senaste tekniken. I dag håller till och med ettåringar på med Ipads, säger Miriam Eichler och fortsätter:

– De kommer med andra ord ha helt andra förväntningar på arbetslivet än vad tidigare generationer har. Det kommer företagen behöva anpassa sig efter och därför kommer ”sociala medier-beteendet” förmodligen öka på arbetsplatserna. Den yngre generationen är också van vid att vara vän på Facebook med i princip alla de har träffat, inklusive lärare och sommarjobbschefer och har därför andra förväntningar för relationen till sin chef – en nära dialog och tätare kontakt, men inte lika långa samtal åt gången. Spontana mötesplatser för snabba uppföljningar kommer säkert därför bli vanligare.

entre August Dellert

Juridiska gränser suddas ut

Fundamentet i arbetslivet är under snabb förändring. År 2020 tror marknadsexperterna att nästan 40 procent av alla som arbetar på ett företag i USA, kommer vara frilansare. Det ger också en fingervisning om hur arbetsmarknaden och kontorsutformningen kommer se ut i framtidens Sverige.

Henrik Eriksson

Henrik Eriksson, rådgivare, arbetsplatsstrategi på Vasakronan.

– Man kommer sitta i ett hus med ett ekosystem av olika företag som lever i samma näring. Vi ser redan nu att förutsättningarna för att dela på saker kommer bli bättre. I dag har de flesta bolag egna kontor med konferensrum och fikarum – i framtiden kommer dessa juridiska gränser att suddas ut och man kommer samverka mer, säger Henrik Eriksson rådgivare inom arbetsplatsstrategi på Vasakronan.

Detta är ett resultat av att fler människor specialiserar sig inom ett visst område och blir attraktiva för olika företag. I framtiden väntas rekryteringskraven blir högre och människor kommer därför skaffa sig spetskunskap och ha många olika arbetsgivare. Vi rör oss mot ett gig economy-samhälle där efterfrågan av neutrala arenor kommer öka.

– Neutrala arenor har exploderat i Sverige – förr hette det kontorshotell och nu kallar man det coworking. Antalet kvadratmetrar kommer förmodligen fördubblas varje år för dessa arenor. Vi kommer få se många fler platser med olika innehåll som inte längre är juridiska personer – utan hybrider, framhåller Henrik Eriksson.

Av: Joline Ekman, foto (första bilden): Gustav Kaiser