Ett hållbart möte innefattar så mycket mer än miljömedvetenhet. Det handlar lika mycket om att tänka ekonomiskt och på medarbetarnas välmående. Men med lite planering är det smarta mötet närmare än du tror.
Den första frågan du ställer dig är om det krävs då du planerar ett möte är resor, vilket beror på vilken sorts möte du vill ha, säger Lotten Fowler, General Manager på SBTA, Sveriges Affärsreseförening.
Det är långt ifrån hur mötesbilden såg ut för bara fem till tio år sedan.
– Tidigare innebar möten att man sågs. I dag finns det många möjligheter tack vare tekniken, så som att dela skärmar med varandra.
Ibland fordrar dock ett möte att parterna träffas menar hon och uppmanar företagen att sätta sig ner för att kartlägga vilken sorts möten företaget har. Lotten Fowler skiljer bland annat på interna och externa möten.
– På interna möten behöver man inte ses i samma grad som på externa möten. Men många externa möten fungerar också bra digitalt och därför är det klokt att kategorisera mötestyper. Förslagsvis kan parterna träffas i projektets början för att presentera sig och lägga upp en affärsplan.
Varva ned tillsammans med kollegorna på spaanläggningen Hasseludden Yasuragi.
Karin Mäntymäki, ordförande för MPI Sweden samt chef för Stockholm Convention Bureau, instämmer.
– Vi människor fungerar ju så att vi gärna träffar varandra. Kombinationen mellan det fysisk och digitala mötet är optimalt och då får man gå på magkänsla. Jag har känslan av att det digitala med Skype främst har ersatt telefonen och inte att träffas, säger Karin Mäntymäki.
Trots att det fysiska mötet kräver mer tid, pengar och miljöförluster till följ av resor är det ändå oersättligt menar de båda mötesexperterna. Det handlar om att göra bra och hållbara affärer samt vidmakthålla det sociala i att träffas. Men med lite eftertanke behöver inte miljön ta alltför mycket stryk.
– Tänk till hur du tar dig till och från mötet samt hur du uppför dig på plats. Företag kan ju även klimatkompensera.
Vid vedbastu och badtunnor – Djurönäset.
Må-bra-kultur på svenska företag
Mötet på svenska företag tenderar till att allt oftare ske utanför det egna mötesrummet, till mötesarrangörernas stora förtjusning. På Svenska Möten menar de att många företag ser en stor fördel, både affär- och hälsomässigt, med att ses i ett mer ledigt sammanhang. Studier inom mötesforskning visar att distansen till arbetet inför beslut gör människor både smartare, mer kreativa och mer effektiva. Att det ligger i många företags intressen visar sig genom att antal uppbokade hotellnätter och övernattningar på mötesanläggningar ökar.
– Även om det blir dyrare måste andra bitar tas hänsyn till och det pratas mycket om well-being. Till exempel om en anställd har rest långt kanske det inte är optimalt att gå direkt till ett möte. Då är det bättre med en hotellnatt innan, säger Lotten Fowler och fortsätter:
Lotten Fowler, General Manager SBTA, Sveriges Affärsreseförening.
– Dåliga arbetsförhållande kan leda till sjukdom eller uppsägning och den anställda kanske byter till ett annat företag som har bättre förmåner.
Hon förklarar att hållbarhet är så mycket mer än miljö och företagsmässigt handlar det om att se till alla parametrarna.
– Man måste se till hållbarhet som en helhet, alltså people, planet, profit. Men det är självklart viktigt att fråga leverantörer och så vidare om miljöarbete. Många företag har koll på det i dag, säger Lotten Fowler.
Karin Mäntymäki har en uppfattning om att miljöfrågan för många snarare är en kontrollfråga än ett krav.
– Vi kan se att många av kunderna som bokar konferenser och möten ställer frågan om miljö och hållbarhet men det är inget krav. Men det kan vara viktigt om man väger olika destinationer mot varandra, säger hon.
Loungen invid Sakebaren. / Foto: Yasuragi Hasseludden AB
Möten med hashtags
När människor väl ska träffas slår det på stort i dag. Men parallellt med affärsresor och konferenser på tjusiga anläggningar sker videomöten med hjälp av den senaste tekniken inom området, så som smarta whiteboards.
– Tekniken kom för länge sedan men utvecklingen var försenad, funkade dåligt och var dyr vilket gjorde att många företag, som inte heller hade någon erfarenhet, inte satsade på det. Men den digitala utvecklingen har gått fort framåt, säger Lotten Fowler.
Mötesdeltagarna blir allt mer digitala i sitt beteende och sociala medier är även ett mötesforum där hashtags före, under och efter mötet öppnar upp för diskussion. Något som även gör att fler kan engagera sig då de som inte är på plats kan följa mötet.
– Vissa säger dock nej till att använda Facebook, Twitter och andra sociala medier på grund av att det finns säkerhetsrisker med systemen. De som testade tekniken när den var på frammatch är fortfarande skeptiska till att ta till sig den i sina företag.
Lotten Fowler förespråkar de nya kommunikationsvägarna som är ett bra verktyg för att interagera med en publik. Sociala medier är dessutom ett enkelt sätt att marknadsföra sin organisation.
– Vi måste våga ta till oss nya tekniker och börja se på hur vi ska hantera apparna, arbetstagare och arbetsgivare emellan. Viss teknik kan förstås vara bökig för företag med den offentlighet som medföljer. Det handlar om att lära oss hantera tekniken och använda den med kontroll. Då kan det vara klokt att satsa på kommunikationsavdelningarna, säger hon.
Har du testat anordna möte utomhus? Om inte är det hög tid. / Foto: Henrik Trygg
Höga krav och effektivitet
Mötesindustrin fungerar som en konjunkturbarometer och det är ingen tvekan om att efterfrågan växer. Likaså utbudet vilket gör att dagens mötesbokare vet precis vad de vill ha och förväntar sig också få det. Enligt Svenska Möten har många redan fantastiska miljöer på sina arbetsplatser vilket sätter en hög press på mötesarrangörerna. Svenska Möten menar att det gäller att vara proaktiv och snabbt kunna fånga upp luckor i schemat för att föreslå en upplevelse med wow-känsla. Att ha ett brett utbud på attraktiva anläggningar och kunna skräddarsy ett mötespaket är en förutsättning för att lyckas i branschen.
– Många kommer ju till Stockholm på företagsmöten på grund av rikt näringsliv med många företag och varierade möteskoncept. Ska mötet vara effektivt bör det ligga nära bra kommunikation och är det i marknadsföringssyfte kanske en plats i skärgården med äventyr är mer lämplig. Allt detta finns här, säger Karin Mäntymäki.
Tillgång till träning är också en växande trend vilket inte minst återspeglar sig på spaanläggningarna. Likaså efterfrågan på näringsrik, ekologisk mat för att hålla rätt blodsockernivå mellan mötespassen.
Karin Mäntymäki, ordförande MPI Sweden samt chef Stockholm Convention Bureau.
– Vi börjar se miljötänkande som en hållbarhetsfaktor och förväntar oss det. När vi upptäcker att företag har dåliga förhållande och inte tänker hållbart blir vi upprörda då det är en hygienfaktor i dag, säger Lotten Fowler.
En bidragande faktor till att många lever upp till hygienfaktorn är den transparens som internet och sociala medier bidrar till.
– Allt har blivit svårare att mörklägga men även att well-being är prioriterat sedan ett par år tillbaka.
I Sverige och Norden ligger vi i framkant på grund av våra höga löner. Vi bryr oss nog inte mer om varandra utan det är en kostnadsfråga.
I framtiden kommer förmodligen fler företag och organisationer låta en mötespartner ta hand om möteshanteringen. Dels för att få professionell vägledning men också för att hålla kontroll på kostnaderna.
– Vad är lönsamt och bra för personalen? Även tänka klimat på destinationen så det är mycket att tänka på. Å andra sidan har vi i Sverige mest bra alternativ att välja mellan, säger Karin Mäntymäki.
På Ystad Saltsjöbad i Skåne.
Om…
…MPI Sweden
Mötesälskarnas mötesplats och är världens största neutrala nätverk för professionella inom mötesbranschen. I världen är de 19 000 och i Sverige 100 men expanderar hela tiden.…Stockholm Convention Bureau
Erbjuder expertstöd för att planera möten i Stockholm. Tillsammans med sitt nätverk av professionella och erfarna samarbetspartners erbjuder de information, tillgänglig hjälp och råd.…SBTA
Ett oberoende nätverket som samlar köpare och leverantörer inom mötes- och resebranschen för dialog och kunskapsutbyte. SBTA erbjuder bland annat utbildningar och medlemsaktiviteter både på regional, nationell och internationell nivå.
Checklista inför ett möte/affärsresa
- Vad är anledningen till att vi ska ha konferens eller möte – syfte med mötet eller konferensen?
- Vad vill vi uppnå med vårt möte och vad vill vi förmedla för känsla?
- Konferensens, när – var – hur?
- Vilket datum? Några geografiska måsten? Specifika önskemål kring konferensanläggningen t.ex. avskildhet, extra teknisk utrustning.
- Vilken konferensanläggning är lämplig med hänsyn till mötets syfte?
- Hur kommer deltagarna till mötet? Behöver ni boka buss? Tänk på att gemensam transport är mer miljövänligt.
Källa: Svenska Möten
Av: Caroline Holmqvist