Att planera och boka ett möte kräver en hel del planering om den investering i såväl tid som pengar som läggs ner av alla inblandade ska ge utdelning. En genomtänkt agenda i en miljö där kreativiteten flödar är självfallet målet. Vi tar pulsen på höstens mötestrender och tipsar om vad du bör tänka på då du bokar in höstens kanske viktigaste möte.
Ju mer insatt den som bokar ett företags möten är desto bättre blir resultatet. Större företag har oftast personer som ansvarar för just detta, på det mindre företaget är det inte alltid lika självklart. Och då är det kanske allra bäst att ta hjälp av en professionell mötesbokare – det handlar ju som sagt ofta om ganska stora pengar som ska avsättas. Men oavsett vem som har ansvaret är ett av de kanske allra bästa råden som brukar ges: åk ut och titta på mötesanläggningen ni planerar att förlägga ert möte till. Att vara förberedd och att kunna se möjligheter på plats är oftast de allra bästa.
En av de största aktörerna inom mötesindustrin i dag är Svenska Möten, en medlemsorganisation med 180 anläggningar spridda över hela landet. Nyligen meddelade de via ett pressmeddelande att de ökat sin affärsvolym med 13 procent under årets första fem månader jämfört med samma period i fjol. Självklart är det själva bokningen av mötesplatser som är den tjänst de flesta kunder använder sig av men en tydlig trend visar att allt fler kunder tar hjälp med kringtjänster.
– Deltagarhantering och övrig mötesadministration är tjänster som många önskar hjälp med. Det är smidigare och mer kostnadseffektivt att ta hjälp av en projektledare än att hantera det själv. Vi märker just nu en större efterfrågan än någonsin på vår deltagarhanteringstjänst, säger Pernilla Hammar, tf vd för Svenska Möten.
Kviberg Park Hotel & Conferens bjuder på helt nya möten
Vilka fördelar är det för kunden att boka ett möte genom er?
– Tidsbesparingen är en viktig faktor – en kontakt för alla dina möten och vi sköter hela den tråkiga processen. Vi bidrar med inspiration om mötesplatser och idéer och tips för att kunden ska kunna få bättre möten. För ett företag som tecknar avtal med oss handlar det i första hand om att ta kontroll på sina möteskostnader och att därigenom arbeta smartare med sin mötespolicy och möteskultur, säger Pernilla Hammar.
Ser ni några tydliga trender på vilken typ av möten som bokas samt vad man efterfrågar allt mer utav? Pernilla Hammar berättar:
– Fler kunder vill ha hjälp med innehållet i mötet, man kanske behöver ett par timmars coaching för att hitta rätt upplägg. Eller så anlitar man en facilitator som lägger upp strukturen för mötet och sedan leder gruppen. Det är tydligt att man gärna lägger en extra peng för detta eftersom man insett att det bidrar till ett markant bättre resultat – och som bonus får man motiverade deltagare som känner att de bidragit under mötet och är stärkta att återgå till sina dagliga uppgifter.
– Man har kortare möten med bara en övernattning och gärna då från lunch till lunch. Dagkonferenser är allt vanligare, och ofta tar man kanske 2-4 timmar på en anläggning istället för att sitta på kontoret. Vi har fler möten, men kortare.
– Det finns en förväntan att deltagarna ska kunna upprätthålla sina kost- och träningsvanor även under konferenserna, så olika dieter behövs det ta hänsyn till och löparkartor eller till och med organiserade löpturer blir allt vanligare.
Jörgen Tingsberg, marknad- och försäljningschef på Sodexo lyfter även han fram behovet av fysiska möten och vikten av resultat:
– Trenden är fortfarande att fysiska möten och konferenser är en viktig del i företagens verksamhet. Trots interaktivitet och digital kommunikation. Ja, kanske är det ännu viktigare att medarbetare träffas och att viktiga kunder och partners bjuds in till olika typer av arrangemang. Att mötet och eventet blir framgångsrikt och når sitt syfte är också viktigt för att den investering av tid och pengar som investeras ska löna sig, förklarar han.
Nyligen, i juli, invigdes Kviberg Park Hotel & Conference i Göteborg där Sodexo ansvarar för hotell och konferensdelen. Detta är en helt ny typ av mötesanläggning med helt nya möjligheter. Här finner du nämligen en enorm multisportarena och en anläggning för skidåkning inomhus. Vi ber Jörgen Tingsberg, marknad- och försäljningschef på Sodexho där anläggningen ingår om en uppdatering:
Här har vi checkat in på Nynäs Havsbad.
Hur ser bokningsläget ut för ert nya Kviberg Park Hotel & Conference?
– Vi har fått ett fantastiskt gensvar från marknaden. Intresset för hotellet och arenan som hotellet ligger i, Prioritet Serneke Arena är stort, ja mycket stort. Antal kunder som hör av sig med förfrågningar, konferensbokare som vill boka är fantastiskt. Under sensommaren och början av hösten har hotellet fyllts med privatgäster, affärsresenärer och familjer på besök i Göteborg. Nu börjar de olika konferensgrupperna att komma. En del arrangemang är mer vanliga företagskonferenser men många kombinerar konferensen med att ta del av det rika utbud av aktiviteter och idrott som finns i arenan och i närområdet kring Kviberg Park, berättar Jörgen Tingsberg.
Har du några bra tips på vad man ska tänka på då det gäller att boka ett möte eller en konferens?
Att förlägga mötet på rätt plats och i en omgivning som både inspirerar och känns rätt är en bra början enligt Jörgen Tingsberg. Som sedan även lyfter fram ytterligare frågor som bör besvaras under den process som föregår en mötesbokning:
– Vilken känsla vill du som bokare att deltagarna ska ha? Vilken upplevelse ska göra att deltagarna minns just detta möte eller denna konferens? Är några viktiga saker att fundera över när man ska boka ett möte. Likaså att man som ansvarig för konferensen kan känna sig trygg med att allt runt omkring fungerar och att hela fokus kan ligga på att vara närvarande i mötet, avslutar han.
Av: Yvonne Gull