Kvalitén på kaffet, flexibla kontorslokaler, fungerande IT och rena toaletter. Viktiga funktioner för att kärnverksamheten ska löpa smidigt. Facility management är en växande marknad där allt fler väljer att anlita proffs inom respektive område.
Vi har alla varit där. En skrivare som trasslar, ett larm som går i onödan eller strul med nätverket. Erik Ahrsjö är ordförande i branschorganisationen IFMA och har jobbat större delen av sitt yrkesliv med att utveckla facility management. Han brinner för att skapa effektivare arbetsplatser.
– Det är en spännande bransch. Runt 2,2 miljoner människor jobbar på kontor. Lika många till är berörda på olika sätt. Om alla FM-tjänster fungerar bra, ökar det konkurrenskraften i landet, säger han och förtydligar: Jag kan själv inte programmera eller tillverka. Men jag kan se till att de som kan får ett bra stöd, så att de får ägna sig åt det de är duktiga på.
–
Med facility management menar han samordning och styrning av alla de resurser och tjänster som krävs för att en facilitet – byggnad eller fastighet – ska fungera effektivt. Det kan vara fastighetsanknutna tjänster som fastighetsskötsel, elavtal och säkerhet eller mer arbetsplatsanknutna tjänster som reception eller lokalvård. Det kan också vara IT-stöd, vissa HR-funktioner och finansiella tjänster. Området är således brett och marknaden för facility management har växt stort under de senaste åren. Allt fler företag väljer att fokusera på sin kärnverksamhet och att hyra in de kringtjänster de behöver.
– Ta ett fotbollslag. Någon måste sköta administrationen, tvätta tröjorna och köra bussen. Allt är FM-tjänster som ska stödja kärnverksamheten: Att sparka boll och göra mål. Ingen är världsmästare på allt, därför är det ofta lättare att köpa tjänster av dem som är proffs på respektive område, konstaterar Erik Ahrsjö som menar att det oftare är enklare att vara kund än att vara producent.
Han refererar till en undersökning på 6 000 personer som Manpower Group gjorde 2012, och som visade att de tillfrågade i snitt lade 55 minuter om dagen på bland annat datortrassel.
– Det är fem timmar i veckan som kan användas effektivare, konstaterar Erik Ahrsjö.
–
Branschvärdet av facility managementtjänster i Sverige uppskattas i dag till 150 miljarder kronor och marknaden ökar stadigt. En anledning till att allt fler av dem outsourcas är att kraven på tjänsterna har ökat. Det krävs kunskap och utbildning för att sköta fastigheter, inte minst när det gäller hållbarhet och miljö. Likadant är det med exempelvis livsmedelshantering och lokalvård. Ofta krävs specialistkompetens som företagen inte själva vill strula med. Och för fastighetsbranschen har facility management blivit ett viktigt konkurrensmedel.
– Fastighetsägare konkurrerar inte längre bara med kvadratmeterpris utan också med vilka helhetslösningar med FM-tjänster de kan erbjuda. Det kan handla om kontorsmöbler, lokalvård eller säkerhetstjänster. Fokus förflyttas från själva hyreskostnaden till de intäkter de kan få genom att kunna slippa allt strul och koncentrera sig på sin egen verksamhet, säger Erik Ahrsjö.
I framtiden tror han också att det blir mer vanligt med flexibla hyreskontrakt. Många företag verkar i en föränderlig omvärld som kräver snabbare anpassning. De kontrakt som i dag ofta löper på tre, fem eller åtta år, blir obevekligen omoderna. Kanske behövs det hundra kontorsplatser under första kvartalet, men bara 80 under det sista.
Bo Edvardsson är professor vid Centrum för tjänsteforskning vid Karlstads universitet. Också han efterlyser fler flexibla och innovativa lösningar inom fastighetsbranschen.
– Det är inte ett hus eller kontor du köper utan möjligheten till kontorsarbete. Att inte tänka bostad utan boende, för att ge ett annat exempel, säger han och förtydligar:
– Fastighetsägarna behöver bli bättre på att erbjuda koncept med tjänster som är uppbyggda kring flexibla lösningar som är lätta att individualisera beroende på vem kunden är. Det kan vara allt som inte är förknippat med kundens kärnverksamhet: intelligenta hus, infrastruktur eller kommunikationslösningar bland mycket annat.
Han menar att fokus har flyttats från vad man erbjuder till det mervärde som tjänsten generar. Ofta efterfrågar kunden en facilitator eller facility manager hos fastighetsägaren som kan vara kontaktperson och knyta ihop säcken med olika resurser och tjänster.
– Nackdelen kan vara att fastighetsägaren drar på sig en större risk och ett större ansvar när de går in i nya områden som de kanske inte har kompetens inom. De måste kunna integrera olika tjänster och också skriva noggranna avtal som reglerar vilka tjänster som innefattas. Leveransen som tidigare kanske har handlat om värme och hyra, blir nu betydlig mer komplex.
Erik Ahrsjö ser facility manager som ett framtidsyrke och berättar att det utomlands finns utbildningar på akademisk nivå, något han hoppas också så småningom kommer att finnas i Sverige. Hittills finns det kortare kurser på bland annat Chalmers i Götborg och KTH i Stockholm. Dessutom finns det en gymnasiepåbyggnad på olika ställen i landet, som branschen drivit fram.
– För att bli en bra facility manager måste du framför allt tycka om människor och inte vara rädd för att hugga i där det behövs. Det krävs också att man är engagerad problemlösare. Om företagen tidigare hyrt in ben och armar vill de i dag också hyra in hjärta och hjärna. Det vill säga en känsla för vad som behövs och ett intresse för att förstå just deras företag.
–
Text: Carina Haglind Ahnstedt