Att vi lägger ner så mycket som 25 procent av vår arbetstid på att sitta i möten kommer kanske inte som någon överraskning – men hur effektiva och bra är de där sammankomsterna egentligen? Vi tog en pratstund med några av Sveriges främsta mötesexperter för att få några handfasta tips på hur du får till det där riktigt lyckade mötet.
Om det finns en enskild ingrediens som behövs för att öka förutsättningarna för att genomföra ett inspirerande och effektivt möte så är det förberedelser. Utan dem står man sig slätt som mötesanordnare och resultatet blir inte sällan platt och intetsägande.
– Det vanligaste felet som mötesarrangörer gör är att boka mötet för sent, att man bjudit in för många, eller rentav fel personer som ska delta samt att man är osäker på mötets syfte och saknar en tydlig agenda, säger Johan Fägerblad, vd på branschorganisationen Svenska möten. Han tillägger att platsen också kan bli fel, att försöka anpassa den efter mötets övriga förutsättningar är av stor vikt för ett lyckat resultat.
Johan Fägerblad har arbetat med möten under en lång tid och håller sig ständigt uppdaterad med vad som sker i branschen. Inte minst genom daglig kontakt med organisationens 130 medlemmar som utgörs av några av Sveriges mest populära konferens- och mötesanläggningar.
Hur jobbar Svenska Möten för att förbättra möteskulturen i Sverige?
– Vi försöker hjälpa våra kunder, att med relativt enkla medel effektivisera sina möten och hela sin möteshantering från beställning, till betalning och uppföljning. Detta gör vi bland annat genom att nå ut med information via press, sociala medier och självklart också genom att sporra våra medlemmar att erbjuda ett så pass varierat utbud av mötesmodeller som möjligt, säger Johan Fägerblad.
Forskningen om möten och hur olika arbetsmiljöer påverkas oss blir allt mer avancerad. Inom möbeldesign och ergonomi finns också mycket kunskap att hämta för att bli bättre på möteseffektivitet. Johan Fägerblad tar ett aktuellt exempel:
– Våra kroppar är inte byggda för att sitta stilla på en stol. I stället ska vi röra på oss för att syresätta blodet, bli piggare och hålla hjärnan aktiverad. Möbler designade för att skapa naturlig variation och rörelse när man sitter hjälper oss att prestera och vara på topp utan att behöva kompromissa. Fokus blir inte hur dåligt man sitter utan vad man faktiskt kan bidra till i mötet.
I en nyligen genomförd studie av Scandinavian Business Seatings monterade man dataloggers på stolar avsedda för ”aktivt sittande”. Dessa mätte användarnas rörelser och användning av reglagen. Resultatet blev att testdeltagarnas upplevde att deras produktivitet ökade med upp till 17 procent.
Att miljön och möbleringen är viktiga faktorer för ett lyckat möte håller Lena Andersson, marknadschef för Svenska Möten, med om.
– Tänk på att skapa en varierad möblering för olika faser i mötet. Möblering som inbjuder till dialog om sådan efterfrågas, möblering som inbjuder till lärande om det skall uppnås. Byt gärna miljö och möblering flera gånger under mötet!
Hur ser de ultimata förberedelserna ut inför ett traditionellt styrelsemöte?
– Inför ett styrelsemöte är det bra att alla handlingar inklusive en tydlig dagordning landar hos deltagarna minst en vecka innan mötet. Det ska vara tydligt markerat vilka frågor som är beslutsfrågor och vilka som är diskussionsfrågor, säger Lena Andersson.
Och inför ett kreativt planeringsmöte?
– Här ska fokus ligga på frågor som: Vad är syftet, vad ska vi uppnå, finns det en tydlig målbild. Annat man kan fundera över är om det kan löna sig att ta hjälp av en moderator som kan få deltagarna att “släppa loss” sin kreativitet.
Om ni spanar in i framtiden med den allt snabbare digitaliseringen, tror ni att vi kommer att lägga lika mycket tid på möten om tio år?
– Det är jag helt övertygad om, säger Johan Fägerblad och fortsätter: Paradoxen är att ju mer vi kan kommunicera med varandra digitalt i ett globalt perspektiv, ju större blir behovet av det personliga, fysiska mötet. Digital teknik är ett mycket bra komplement, någon som exempelvis bara ska vara med under en del av ett möte kan spara både tid och pengar genom att vara med uppkopplad i stället.
Text: Nenne Nestius