HR-funktionen breddas och ökar i inflytande. Synen på Human Resources som en grupp löneadministratörer är förbi, och i dag pratar vi allt mer om att skapa värde genom ett långsiktigt personalarbete och en god arbetsmiljö. Inrikes har pratat med tre experter från vitt skilda delar av personalavdelningen.
Vad är en bra arbetsplats? Svaret varierar förstås enormt från person till person, men i utbrändhetens tidevarv blir synen på personalfrågor, kompetensutveckling och arbetsmiljö allt viktigare i det förebyggande arbetet med personalhälsa – friska och glada medarbetare presterar nämligen bättre än trötta och sjuka. I det arbetet ingår även en sund ansvarsfördelning, tydlighet i kommunikationen och möjlighet till återhämtning efter stressiga perioder.
1. Forskaren
Freddy Hällsten är verksam vid Göteborgs universitet och har precis lett ett forskningsprojekt inom värdeskapande HR. Arbetet har nyligen avslutats med boken HR-transformation på Svenska (Studentlitteratur), och projektet har fått pris för bästa HR-forskning i Sverige 2013.
Vad är då HR-transformation? Kortfattat kan man säga att det innebär en omorganisering av HR-funktionen – inte bara som avdelning utan hur man arbetar tillsammans med chefer och konsulter. Freddy Hällsten har tillsammans med Per Thilander och Anders Boglind studerat denna i huvudsak amerikanska trend och hur den spritt sig i Sverige.
– Det vi ser är att många svenska organisationer säger sig kopiera konceptet, men de har inte alltid fått de resultat man önskat sig. I grunden handlar det om en strävan efter en mer affärsorienterad och värdeskapande HR-funktion, men i praktiken har man mest förändrat HR-avdelningen.
En central del i HR-transformation-begreppet är så kallad shared service. Det innebär att man centraliserar och standardiserar det mest vardagliga och operativa HR-arbetet i en help desk eller ett servicecenter. Vid mer komplexa frågor går ärendet vidare till experter på den centrala HR-avdelningen, alternativt ut i respektive verksamhetsområde – till lokala HR-specialister/business partners som jobbar nära linjecheferna.
– Man hade nog hoppats kunna förändra värderingarna och förhållningssätten mer, säger Freddy Hällsten, så att HR-avdelningens business partners kunde jobba mer strategiskt och nära affären. Nu blir de mer chefens assistent istället för att jobba långsiktigt.
Har HR-rollen generellt vuxit tycker du?
– Ja, om man jämför med för 10-15 år sedan. Men HR samordnas i dag med andra stabsfrågor, som till exempel ekonomi och IT – man jobbar ganska integrerat med ekonomifunktionen och IT-avdelningen.
Många talar om en mer värdeskapande funktion i dag?
– Absolut, HR-specialisterna har lärt sig tänka mer i termer av värdeskapande. Det är positivt, och det kan ha skett attitydförändringar. Dessa måste nu sätta sig i organisationen och kopplas till det vardagliga arbetet för att bli verklighet på lång sikt.
Implementeringen av attitydförändringar, resonerar Freddy Hällsten, hänger också på hur chefer agerar i praktiken samt vilka förväntningar de har. Konceptet med HR-transformation utgår från hur cheferna till exempel kan utnyttja utbyggda intranät och genom smidigare IT-lösningar kan ta ett större administrativt ansvar för sin personal.
– HR-transformation innebär i sin natur en strävan efter rationalisering, vilket ofta minskar antalet människor anställda inom HR.
Ser du några trender inom arbetsmiljö?
– Vi kan se en ökning av etik kopplat till HR. En god arbetsmiljö innebär respekt för varandra och att man lyckas skapa förtroende. Förtroende är en del av det etiska kitt som skapar just god arbetsmiljö. Öppenhet, lyhördhet och integritet är andra faktorer som kan kopplas till det psykiska välbefinnandet på en arbetsplats.
Det låter som svåra saker att sätta strategier för?
– Ja, det handlar ju i grunden om mänsklig interaktion och ett ansvarstagande gentemot varandra. Däremot kan många bli bättre på att uppmärksamma goda resultat kopplat till saker som lyhördhet och integritet. Om man inte bygger en kultur baserat på förtroende måste man ha andra sätt för att hålla ihop verksamheten, främst kontroll. Man ser ganska snabbt om arbetsplatsen bygger på förtroende eller kontroll. IT ökar möjligheten att kontrollera, men då gäller det att man som chef också är synlig i verksamheten. Att bara skicka ut strategier på distans och utföra kontroll utan att synas fungerar sällan särskilt bra.
Vilken kompetens inom HR efterfrågas mer i framtiden?
– I större företag finns det ett behov av IT-specialister som skapar nya HR-system. Dessutom ser man en integrering med andra stabsfunktioner. Men jag tror generellt att vi ser en återgång till att HR-arbete i grunden är ett relationsskapande arbete. Det är bra med välfungerande servicecenter, men ute i linjen är relationsskapandet mycket värdefullt. Därför är det viktigt att lära cheferna hur goda relationer går till. Förstår man inte relationsskapandets betydelse kommer man inte långt.
– Men frågar man HR-avdelningarna själva tycker de nog att arbetsrätt är deras viktigaste uppgift – den praktiska hanteringen av arbetsrätten och relationen med facken är en stor del av deras vardag, avslutar Freddy Hällsten.
2. Coachen
Helena Magasanik gick sönder. Hon var mitt uppe i livet, mitt uppe i karriären, men hon lyssnade inte på kroppens varningssignaler. Plötsligt en dag 1997 tog batteriet slut. Hon var nära att dö av utbrändhet och kom hem från sjukhuset i en rullstol fem veckor senare. I dag coachar hon chefer och anställda, och när hon föreläser är hennes egen historia central. Mycket kretsar kring stresshantering och att förebygga utbrändhet.
– Ingen hade märkt någonting, säger hon. Vi ser inget och är ganska duktiga på att spela våra roller. Men utbrändheten och hjärtinfarkterna ökar, och det är upp till HR-funktionen att se till att det förebyggs. HR-chefen behöver skaffa sig den kunskapen för att kunna ta in rätt konsulter.
Generellt ser hon ett behov av att lära sig mer om hur stress fungerar. Stress i sig är ofta positivt upp till en viss nivå. Men det kräver återhämtning någon gång under dagen – i form av en fikarast, en kort promenad på lunchen, genom att man tränar eller lyssnar på musik.
– Det gäller att ha någonting annat än jobbet i huvudet. Cheferna mellan 35-45 är utsatta för en enorm stress, men de är också ganska duktiga på att hitta återhämtning. Utbrändheten ökar ständigt, och jag är övertygad om att det går att förebygga detta. Ingen behöver vara sjukskriven på grund av stress. Men konstigt nog finns det knappt någonting i utbildningarna där man får lära sig hur man förebygger stress i sin organisation.
Hon berättar om en föreläsning för 50 chalmersstudenter inom entreprenörskap. Ingen av dem kände till fenomenet utbrändhet. I arbetslivet är det dock vanligt förekommande vid det här laget. I praktiken kommer företagshälsovården in först efter att skadan är skedd, medan det förebyggande arbetet kan bli betydligt bättre, menar Helena Magasanik.
– Cheferna har ett stort ansvar i att skapa en sund kultur. Det kan vara enkla saker som att själv gå hem i tid och att inte mejla efter arbetstid. Se till att alla får sin friskvårdspeng och skapa motivation så att den också används. Du kommer inte få folk att plötsligt gå till gymmet, utan se till att skapa aktiviteter för att bryta stillasittandet genom stegtävlingar, Friskis-pass eller engagemang på annat sätt. Då vänder trenden.
Enligt Helena Magasanik skulle man kunna kvantifiera friskvårdsarbetet genom ett så kallat hälsobokslut.
– Vi är många som har pratat om det länge. Varför har vi inte med i årsredovisningarna hur många som är sjukskrivna? Det borde vi titta närmare på när vi investerar eller köper aktier i bolag. Utbrändhet och sjukskrivningar kostar massor med pengar.
Hon tar ännu ett exempel när hon skulle föreläsa på en reklambyrå där nio mellanchefer var sjukskrivna – samtidigt – på grund av stress.
– Det slutade med att jag fick stå och prata i baren på en after work. Jag fick inte ens föreläsa om stress på arbetstid. Det säger en del om hur man prioriterar frågan. Idiotiskt.
Man säger ofta att de yngre generationerna inte är vidare lojala mot sina arbetsgivare. Vad är nyckeln till att behålla deras kompetens?
– Att lyssna och kommunicera. Unga har en massa kloka idéer som 40- eller 50-talister behöver lära sig. Det är vi som har skapat strukturerna efter hur 20-talisterna i sin tur har lärt oss, men de passar kanske inte 90-talisterna? Vi måste lyssna på de som kommer efter oss. Samtidigt behöver vi lära dem att man faktiskt kan stänga av jobbet. De är upplärda till att vara ständigt tillgängliga. Vi hade ju inte ens mobiler.
Hon ser en stor skillnad i att allt fler unga väljer arbetsplats efter kultur snarare än ekonomi.
– Absolut, och det är en väldigt glädjande utveckling. På vissa arbetsplatser tycks det nästan ligga i väggarna att man inte ska ha roligt, men det måste faktiskt kännas kul att komma in på jobbet. När alla sitter och stirrar in i sin skärm är det desto viktigare att stanna upp för att se varandra. Därför är jag också en stark förespråkare för fikarasterna.
För oss som driver eget känns fikaraster mest som ett tidsfördriv?
– Nej, det finns en viktig funktion i den återhämtningen. Ta en kaffe tillsammans och prata om någonting annat än jobbet. Det är jätteviktigt! Det är också viktigt att chefen fikar med de anställda. Då snappar man upp nyheter och tendenser på arbetsplatsen. Jag har lärt mig mycket i fikarummen. Det är där jag tar tempen på hur företaget egentligen mår.
3. Ergonomen
Arbetsmiljö är en viktig del av personalvården, och allt fler arbetsplatser tillägnar sig kunskap kring ergonomi för att förebygga skador. Men hur ska man egentligen arbeta för att inte slita ut sig? Mike Wilson är kiropraktor och föreläsare inom ergonomi. Här ger han sina bästa råd för en ergonomisk arbetsplats.
1. Variera din arbetsställning så ofta som möjligt. Helst var tjugonde minut, men minst en gång i timmen.
Med detta menar jag att man växlar mellan sittande och stående position, det räcker alltså inte att bara ändra sittställningen. Våra kroppar kräver belastning för att må bra. Ett höj- och sänkbart bord är en utmärkt hjälp.
2. Prova en stol utan ryggstöd.
Stolsitsen bör vara vinklad lätt framåt så att fötterna får stöd mot golv eller fotstöd. Ha stolen i ett högt läge så att höftvinkeln blir ca 120º. Då få du tillbaka svanken och minskar behovet av ett ryggstöd. Dessutom blir det lättare för dig att växla mellan sittande och stående. Att få subtil träning av den så kallade ”core”-muskulaturen när man sitter på jobbet är en genial idé och jag kan rekommendera det till alla som sitter mycket i kontorsmiljö.
3. Försök stå och jobba istället för att sitta, särskilt direkt efter lunchen.
Att fylla magen med mat och sedan sitta framåtlutad framför sin dator, ökar buktrycket och gör det svårt för din diafragma att röra sig nedåt – det finns helt enkelt inte plats. Genom att stå en stund efter maten ger man magen, tarmkanalen och andningsapparaten en chans att arbeta ostört.
4. När du står, använd bra skor så att du inte blir lika trött i benen och fötterna.
Våra fötter är inte anpassade för att stå still på ett hårt, platt golv under längre perioder.
5. Håll händerna framför dig och nära kroppen när du jobbar med musen.
Ju längre bort från din egen axelbredd din hand kommer, desto större blir belastningen.
6. Jobba avslappnat. Vila gärna armarna på ett underarmsstöd och håll armarna intill kroppen.
Att trycka fram tangentbordet och vila armarna framför dig är inte att rekommendera eftersom muskulatur i axlarna och brösten (särskild pectoralis minor) kan bli förkortad. Det kan i sin tur orsaka spänningar i nacken och övre delen av ryggen.
7. Använd tangentbordets kortkommandon så ofta som möjligt.
Vid användning av en konventionell datormus är det så gott som en hands pekfinger som utför allt arbete genom att klicka, dubbelklicka, markera och flytta objekt på datorskärmen. Fördela arbetsbördan genom att använda kortkommandon.
8. Placera eventuella skrivare i korridoren eller i ett separat rum.
De få steg du tar till och från skrivaren hjälper blodcirkulationen. Du minskar dessutom bullernivån i ditt kontorsrum och minskar tonerpartiklar i luften som torkar ut ögonen samt bidrar till den torra kontorsluften. Din arbetsgivare kommer också vara nöjd över ett minskat antal utskrifter.
Av: Christian von Essen