Av företagets resurser går 25 procent åt till möten. Men vi är dåliga på att säkerställa mötenas kvalitet och vad vi får ut av dessa möten. Detta vill Svenska Möten hjälpa till att ändra på med hjälp av fem olika mötesmodeller.
En normalt yrkesarbetande människa är i möte 25 procent av sin tid, formella eller spontana möten.
Oavsett är det viktigt att mötet blir bra.
– Ganska många möten blir ganska dåliga. Det är mycket slentrian, för lite förberedelse och för dålig uppföljning. När vi kallar till möte, även om det är 15 minuter långt, måste vi alltid skriva syftet med mötet och det är ohyggligt enkelt. Vår regel är att man ska tacka nej om det inte finns ett syfte. Tänk igenom om alla behöver vara med på mötet. Det är att vara rädd om folks tid, säger Johan Fägerblad, vd Svenska Möten, som själv räknat ut ”lite på skoj” att detta innebär att vi i runda slängar sitter två miljarder arbetstimmar om året i möten i Sverige.
För att få ut mer av dessa timmar behöver syftet bestämmas innan mötet. Därefter kan man välja mötesmodell, utifrån om mötet är kreativt, problemlösande, eller förankrande.
Svenska Möten har skapat fem modeller som lämpar sig för olika typer av möten.
– Uppkopplad har vi kört mycket. I en kreativ process kan det vara vettigt att vara uppkopplad, man kan lätt få upp idéer, svar på frågor direkt, och kan vara interaktiv väldigt snabbt. Det blir dynamiskt, som en extra person i rummet, säger Johan Fägerblad.
En omröstning via mobiltelefon eller ett twitterkonto kan fungera som hjälpreda under mötet.
– Många säger innan mötet att man ska stänga av elektroniken, men varför inte göra tvärtom – då kan man ställa frågor via tekniken istället. Det ligger i tiden att man gör sådant.
Tappar man inte en social bit och roliga diskussioner?
– Har man en diskussion kan man googla upp det rätta svaret istället för att bli osams om det, menar Johan Fägerblad.
– Det handlar förstås om vilken typ av möte det är, man kanske inte ska använda det under ett superviktigt styrelsemöte. Risken är ju att man blir frånkopplad från själva mötet och läser mejl istället. Men det kanske är en indikation att den personen inte ska vara med på mötet.
För mer kreativa möten lämpar sig idéverkstad – en modell där deltagarna i grupp får skriva ner sina idéer på exempelvis post-it-lappar och gruppera dem.
– Det passar bra i större sammanhang. Deltagarna skapar en egen agenda och diskuterar utifrån grupperna. Då kan man fokusera och får en form av handlingsplan. Det finns olika varianter av detta, säger Johan Fägerblad.
Varbergs Kurort har arbetat länge med walk and talk-modellen, som går ut på att deltagarna promenerar två och två och diskuterar ett noga förutbestämt ämne. Denna modell kan inleda ett strategimöte eller fungera som en paus under en konferensdag. Ett bra sätt att få fram idéer från personer som inte vill tala inför många.
– Vi ligger 52 steg från vattenbrynet så vi uppmanar att man tar med sig promenadskor och kläder efter väder. Det är en extremt enkel modell, och framförallt bra för att man får komma ut i friska luften och får dagsljus. När man går utanför konferenslokalen och det invanda beteendet så föds det nya tankar, säger Torhild Molvig, meetingdesign- och konferenschef på Varbergs Kurort.
Hon menar att samtal där man inte tittar på varandra utan går bredvid kan få en annan effekt än ett traditionellt samtal.
– Vi fungerar olika, men om jag sitter mittemot dig kan du blockera min visuella bild. Jag påverkas av ditt kroppsspråk och det kan distrahera det jag ska säga.
Varbergs Kurort har banor som tar allt från tio minuter till närmare en timme att gå.
Walk and talk är inte den tidstjuv som man tror, för att man ”går ifrån” mötet. För tidsbrist är något Torhild Molvig ser resulterar i allt kortare konferenser. Hon poängterar därför vikten av planering.
– Nu ska man avhandla lika många saker fast på kortare tid, det blir lite korvstoppning och risk för sämre kvalitet. Har man inte tiden, tänk igenom punkterna och välj bort något. Använd pauserna till walk and talk – gör något smart under tiden.
– Folk ska få se den fina miljön. Walk and talk är en liten metod i ett stort koncept. Vi hjälper kunderna att bevara energin hela dagen, det är en av de största utmaningarna.
Framåt kvällen kan diskussionerna fortsätta på spaavdelningen.
– Man fattar bra beslut när man sitter i en bastu, fysiologiskt kopplar hjärnan av, säger Torhild Molvig.
Svenska Mötens 5 mötesmodeller
Walk and Talk
• Promenera i par och tänka kreativt kring bestämt ämne.
• Beslutsfattande och säkerställande av beslut.
• Rapportera, sammanfatta och ta beslut.
Svårighetsgrad: 1 av 5
Navigator
• Formulera syftet med mötet i en inspirerande mening. Avsikt och agenda är mötets grund.
• En mötesledare som håller kursen på mötet genom att introducera nya punkter och sammanfatta slutsatserna – inte genom att själv prata mycket.
• Gå laget runt; lyssna kort på var och en i en viktig fråga.
• Talking Stick; bara den som har den får prata, alla andra ska lyssna.
• Dela ut uppdrag till små grupper på mötet som rapporteras efter 10-20 minuter.
• Skapa närvaro hos deltagarna.
• Skapa struktur och kvalitet för mötet.
• Sammanfattning och slutsats.
Svårighetsgrad 2 av 5
Idéverkstad
• En metod för ökad delaktighet och för att utveckla kundrelationer.
• Bolla frågor.
• Dela in deltagarna i grupper och be dem skriva ner tankar, till exempel på post-it.
• Låt alla ta del av varandras tankar kring huvudfrågorna.
• Utifrån svaren kan en handlingsplan skapas.
Svårighetsgrad 3 av 5
Uppkopplad
• Mötesdeltagarna använder vanliga IT-verktyg.
• Går att använda i olika mötesmodeller som komplement.
• Ifrågasätter närvaromyten.
• Öva upp simultanförmågan.
• Stäm av uppkopplingen med mötets mål och syften.
• Analysera erfarenheterna före, under och efter.
Svårighetsgrad: 3 av 5
Strategi
• En ganska klassisk, strategisk mötesmodell för övergripande frågor.
• Lämpar sig för implementering av företagets värderingar och långsiktig planering.
• Mötet bör innehålla en nulägesbeskrivning, mötesstrategi, handlingsplan, ekonomisk kalkyl och utvärdering.
Svårighetsgrad 4 av 5
Text: Josefine Hagström