Framtidens kontor – med den autentiska designen i spetsen

Av publicerat

Att förmedla företagets kärnvärden och visioner blir allt viktigare vid skapandet av kontor i Sverige. Samtidigt vinner den aktivitetsbaserade kontorstypen mark. Följ med när INRIKES får en pratstund med två experter på området.

De företag som i dag inser hur starkt ett riktigt bra kontor kan vara som ett strategiskt verktyg för sin verksamhet har ett stort försprång. I morgon kommer många fler att ha insett det. Vi kommer därför se roller inom organisationen som bevakar och utvecklar detta. Förmodligen inom ledningsgruppen, säger Marco Checchi, inredningsarkitekt och partner på Studio Stockholm Arkitektur och fortsätter:

– De senaste årens fokus på aktivitetsbaserade kontor är ingen fluga. Det kommer utvecklas vidare och skapa en ännu större dynamik i miljöerna utifrån varje företags behov och mål med lokalerna. Vi kommer se en mycket större variation i belysning, ljudmiljöer, puls och stämning på kontoren. Fler analyser kommer göras – inte enbart av aktiviteterna på kontoret utan också av medarbetarnas personlighetstyper, för att optimera lokalerna.

Andraplatstagaren i tävligen Sveriges snyggaste kontor 2016, Wiget Media. Kontoret är ritat av Studio Stockholm. / Foto: Per Kristiansen

Autentisk design

En trend som växer sig allt starkare är att företag söker kontorsmiljöer som förmedlar och gestaltar företagets kärnvärden och visioner. Man går också från klassisk kontorsgestaltning till kontor inspirerade av lounge-, hotell- och hemmamiljöer. Målet är att skapa en känsla av personlighet, i stället för anonymitet.

Marco Checchi

Marco Checchi, inredningsarkitekt och partner på Studio Stockholm Arkitektur. / Foto: Per Kristiansen

– Det är inte meningen att varje medarbetare ska skapa egna karaktärer på ett kontor. Det är i  stället bolagets identitet som ska gestaltas. Vid ett aktivitetsbaserat kontor har du oftast inte ett eget skrivbord, utan du rör dig mer flytande, beroende på dina arbetsuppgifter. I de projekt vi genomfört med aktivitetsbaserade kontor har sjukfrånvaron minskat något, eller ganska mycket, när våra kunder gått över till aktivitetsbaserade kontor. Det främsta argumentet för psykisk ohälsa är att man inte kan planera eller påverka sitt arbete, vilket gör att man blir stressad över att inte ha kontroll. Ett aktivitetsbaserat kontor bygger mycket på att du själv tar kontrollen över din arbetssituation, säger Marco Checchi.

Vilka fallgropar ska man akta sig för vid kontorsutformning?

– Man bör alltid ta hjälp av en duktig arkitektbyrå med erfarenhet av kontorsutformning. Fallgroparna är många och risken att det blir fel är stor. Framför allt handlar det om att förstå att kontoret är ett otroligt bra verktyg för att uppnå sina mål – gör man det på rätt sätt kan hävstången bli mycket stor.

Hur skapar man ett kontor som främjar innovation och effektivitet?

– Att skapa förutsättningar för innovation görs genom att medarbetarna ges möjlighet till ohämmat kreativt tänkande, samverkan och synergi samt fokuserat tänkande. Effektiviteten kan avsevärt förbättras genom att skapa ändamålsenliga lösningar anpassade för varje enskild organisation.

DICE

Vinnaren i tävligen Sveriges snyggaste kontor 2016, DICE. Kontoret är ritat av Studio Stockholm. / Foto: Per Kristiansen

Hur ser ditt drömkontor ut?

– Att ha full frihet att arbeta var jag vill är optimalt. Jag har själv löst det genom en lätt dator och väska. Det är allt jag har. Jag har inte ett enda papper eller andra fysiska saker som gör mig oflexibel. Det gör att jag kan jobba var som helst i vår studio, i parken, hemma, hos mina kunder eller hos samarbetspartners.

Hälsotrenden skapar förändringar

När gränsen mellan fritid och arbete suddas ut blir hälsotrenden allt viktigare. Denna kommer i sin tur att skapa förändringar på kontoret, då många anställda vill ha utrymme för omklädningsrum och duschar på kontoret. Likaså menar Marco Checchi att fokus på ergonomin kommer leda till att fler rör på sig under arbetstid och sitter stilla under en kortare tid.

Hur kommer kontoren att se ut om tio år?

– Vi kommer ha en större differentiering än vad vi har i dag. Många hänger fortfarande kvar vid skrivbordet som ett slags metafor, att det är ett kontor. I framtiden kommer inte skrivbordet att vara det viktiga. Ytan på kontoren kommer minska, då hyrorna kommer höjas i de centrala delarna av våra städer. Redan i dag är det en tuff marknad för att hitta rätt kompetens, vilket gör att det nästan blir ett krav från duktiga arbetstagare i dag att kontoren ligger centralt. Vi får också se fler satellitkontor i framtiden, då många företag kommer dela upp sina kontor mellan olika stadsdelar för att öka närheten för sina medarbetare.

Ikea satsar på aktivitetsbaserade kontor

Hösten 2015 öppnade Ikea det nya kontoret Hubhult i Hyllie. Det blev starten på Ikeas första aktivitetsbaserade arbetsplats för sina anställda. Det 21 000 kvadratmeter stora Hubhult har i dag 1400 medarbetare och 250 besökare dagligen. Tanken är att kontoret ska fungera som en global mötesplats för besökare och kunder.

Lokalerna består av öppna samarbetsytor varvade med tysta områden, mötesrum och ytor med speciella funktioner som alla ska bidra till ökad produktivitet och en hållbar och inspirerande arbetsmiljö.

– Ursprungsidén var att skapa en mötesplats och hub för Ikea, med kopplingen till Ikeas hjärta, Älmhult, därav kom namnet Hubhult. Kontoret tar emot mellan 60 000 och 70 000 besökare om året, varav majoriteten är externa besökare som kommer dit för att mötas och inspireras, berättar Mats Wåhlander, Innovation Leader på Ikea Group.

Daniel Lewin, Communication Specialist på Ikea Hubhult tillägger:

– En av utmaningarna under projektet var hur vi kunde bygga ett hållbart kontor för framtiden som attraherar nya talanger, och behålla de vi har.

Ikeas kontor Hubhult i Hyllie.

Vardagsrumskänsla på jobbet

När planen för Hubhult blev verklighet tog Ikea fram ett antal principer för sina med-arbetare. Dessa beskriver hur man arbetar på ett aktivitetsbaserat kontor. Hubhult designades sedan med öppna mötesytor, ergonomiska arbetsplatser och vardagsrum för arbete.

På varje våningsplan har Ikeas medarbetare sina personliga skåp som bas. Enbart skrivbord-en räcker inte till för att alla ska använda dem samtidigt – konceptet bygger på att man rör sig mellan olika rum, beroende på vad man ska arbeta med för dagen. Inredningen på Hubhult andas kreativitet – kontoret är inrett som ett varuhus med betonggolv, öppna takinstallationer och starka färger. Man har också försökt skapa en vardagsrumskänsla med mycket tyger, växter och bokhyllor.

Mats Wåhlander

Mats Wåhlander, innovationschef på Ikea Group.

– Det enda bekymret vi haft är att mötesrummen inte varit tillräckliga, då många bokar mötesrum. Därför försöker vi ändra på det och ha fler väggfria möten i Hubhult. Kontoret innehåller även ett pingisrum, ett mindfulnessrum och tre växhus där man kan arbeta från, berättar Mats Wåhlander och fortsätter:

– Man ska vara noga med hur man dimensionerar de olika ytorna och tydligt ta reda på medarbetarnas behov. De företag som misslyckats att skapa en aktivitetsbaserad arbetsplats har missbedömt förändringsarbetet. Tänk mindre skrivbord – instruera istället medarbetarna att sitta var som helst med sin smartphone och laptop. Jag har läst om kommuner i Sverige där medarbetarna åker in tidigt på morgonen för att få ett skrivbord då det är en bristvara – händer det har man implementerat det nya kontoret på fel sätt. Lika så om medarbetarna väljer att åka hem och arbeta eller vänder sig externt, så har man misslyckats med kontorsdesignen.

Vilka stora trender ser du inom kontorsdesign?

– Samtidigt som man satsar mer på digitala lösningar och introduktion av Internet of Things, så kommer man ha mer fokus på hälsa och mindfulness. Vad sägs om wifi och mobilfria zoner där man kan gå för att vara helt ostörd och jobba analogt? Sedan tycker jag att det borde finnas studentboenden i närheten av kontorshotell där studenter kan finna arbetsgivare och arbetsmarknaden kan hitta unga talanger.

Av: Joline Ekman