Framtidens kontor

Av publicerat

I takt med ett förändrat arbetssätt ställs det höga krav på framtidens kontor. Flexibilitet och kreativitet är några av ledorden och det handlar om att anpassa lokalerna och täcka företagets behov. Något som är lättare sagt än gjort.

Femtio procent av de jobb vi har idag kommer att försvinna inom en tjugoårsperiod samtidigt som nya jobb tillkommer. Det handlar om att anpassa kontoren efter ett föränderligt samhälle, säger Susanna Toivanen.

Hon är Filosofie doktor, arbetslivsforskare och docent i sociologi vid Stockholms Universitet och för Inrikes berättar hon om vad den senaste forskningen säger oss om morgondagens kontor. Susanna Toivanen pekar på de utmaningar som samhället står inför, klimatförändringar, miljö- och energifrågor och ökade krav på hållbar, vilka även framtidens kontor måste leva upp till. Detta ligger även till grund för den forskning som nu bedrivs i ämnet.

– Kontorsforskningen smög i gång på 80-talet men de senaste sex till sju åren har den expanderat i Sverige. Digitalisering går fort och det påverkar vårt sätt att arbeta med globala företag. Fysiska möten minskar och övergår till skypemöten.

Detta har betydelse för utvecklingen av kontorslokaler som inte längre behöver några jättestora konferensrum. Samtidigt menar hon att trenden är ett hot mot det sociala, fysiska mötet mellan människor.

– Kontoret är viktig och forskningen handlar om hur man utformar arbetsplatsen utefter företagets förutsättningar och önskemål. En del fokuserar på kvadratmeterpriser och läge när de letar nytt kontor medan andra vill sänka lokalkostnaderna eller använda kontorsytan på ett smartare sätt.

En frisk arbetsplats har mätbara effekter så som minskad stress och lägre sjukfrånvaro.

Entre

Kreativitet är A och O på dagens moderna kontor. / Foto: Götesson

Skräddarsy kontorslokalen

För att underlätta arbetet på kontoret är placeringen av möbler, inredning och teknisk utrustning något som man bör ta sig en funderare över. Vanligt förekommande störningar i kontorsmiljöer är buller och brist på avskildhet.

– Hur man uppfattar buller är individuellt men det finns ramar för hur mycket buller det får vara. Arbetsgivaren har skyldighet att åtgärda problemet om det stör medarbetarna. I kontorslandskap där man inte har något eget rum är det ett stort bekymmer då det genererar i stress.

Men med god planering, design och intelligenta tekniska lösningar kan detta förebyggas. Man talar om olika typer av kontor och Susanna Toivanen menar att det är viktigt att känna till hur de skiljer sig samt deras för- och nackdelar. Till exempel hur de olika kontorstyperna lämpar sig för olika arbetsuppgifter och arbetssätt. Man skiljer mellan cellkontor och öppna kontor vilka vidare har sina underkategorier.

– Ett enskilt arbetsrum gynnar självständigt och koncentrerat arbete då de störande ljuden stängs ute. Dock ger denna kontorstyp färre spontana kontaktmöjligheter med kollegorna. Ett alternativ är att dela kontorsrum med en eller fler kollegor.

I öppna kontor gäller det motsatta. Buller kan således motverkas med textilier, möbler och mattor som dämpar ljud.

– Att anlita en akustiker är också en god idé när man skapar arbetsplatser. Dessutom går det att jobba med zoner så som aktivitetsbaserat kontor. Där har man vanligtvis inte någon egen fast arbetsplats utan tar en ledig plats i lämplig zon utifrån den uppgift eller aktivitet man just då ska genomföra.

Exempel på detta är tysta zoner för koncentrationskrävande uppgifter och zoner för grupparbete. Koncentrerat arbete varvas alltså med teambaserat arbete och kundbesök.

Exempel på ett kreativt konferensrum.

Exempel på ett kreativt konferensrum. / Foto: Götesson

Arbetsmiljöns hälsoeffekter

I ett forskningsprojekt i Storbritannien visade det sig att ju mer inflytande de anställda hade i utformningen av arbetsplatsen, desto positivare var attityden till arbetet. Den grupp som i projektet hade mycket att säga till om var drygt 30 procent mer produktiva i jämförelse med den grupp anställda med lägre inflytande. Förutom arkitekturen är det de tre L:en ljud, luft och lyse som man diskuterar på kontoren vilka har visat sig ha stor betydelse för vårt välbefinnande på jobbet.

– Det spelar en stor roll men faktum är att människor kan uppfattar dessa tre faktorer på olika sätt. Till exempel är kvinnor och mäns olika skattning av optimal inomhustemperatur viktig att ta hänsyn till då de flesta riktlinjer är ställda utifrån mäns preferenser.

Vidare förs det mycket diskussioner och forskning kring den ökade mobilanvändning och att vi idag är nåbara dygnet runt.

– Vi tar med oss jobbet överallt. Det är en negativ trend globalt och i Tyskland har det gått så långt att man har infört lagstiftning. Något som Sverige kan komma att anamma.

Arbetsmiljöverket har nyligen kommit med sin rapport om riktlinjer för organisatorisk och social arbetsmiljö och innebär bland annat reglering för arbetsbelastning och arbetstiders inverkan på hälsan. Ännu en utmaning är stillasittandet som mycket av dagens arbete innebär.

– Sitting is the new smoking! Det räcker inte att utnyttja friskvårdsbidraget och gå till gymmet ett par gånger i veckan utan vi måste vara fysiskt aktiva och rörliga på kontoret.

För att öka den fysiska aktiviteten bedrivs för tillfället forskning på KTH där man testar motionscyklar och gåband för kontorsarbetare och så kallade walkingmeetings.

– Utomhusarbete är något som vi testar i vårt projekt. Hur kan vi utnyttja närmiljön och grönområden till kunskapsintensivt kontorsarbete utomhus? Det är nästa stora trend inom kontorsmarknaden och en viktig forskningsfråga.

Foto: Kinnarps Hitta lugnet i ett skogsrum.

Hitta lugnet i ett skogsrum. / Foto: Kinnarps

Kontorsakuten

Det moderna kontoret är komplex och ställer höga krav på flexibilitet, miljö- och hälsofaktorer så att medarbetarna trivs, håller sig friska och kan göra ett bra jobb. Något som kräver både tid, resurser och kompetens. Därför finns idag fler företag som jobbar med att skapa trivsamma arbetsmiljöer och Inrikes pratat med en av dem.

– Vi kallar konceptet Next Office och går ut på att hitta den bästa lösningen för varje kund, i vårt fall blev det aktivitetsbaserat. Det vi ser som ett växande behov är att nyttja sina lokalytor på ett mer effektivt sätt, säger Mattias Sagmander, produktchef för Kinnarps som är Sveriges största kedja av inredningshus för kontor. Förutom möbler i hög kvalitet erbjuder de även ett omfattande serviceprogram som lotsar kunden genom hela projektet. Han förklarar att kreativa kontorslokaler kan se väldigt olika ut beroende på vilken verksamhet som bedrives. Till exempel att det skiljer sig i färg och materialval mellan till exempel en advokatbyrå och en reklambyrå.

– Det handlar oftast om vad företaget vill signalera till sin personal och till sina kunder. Det som är vanligt idag är att kunderna önskar sittande i flera olika höjder men även ytor där du är stående.

Forskningen kring området aktivitetsbaserat är begränsad vilket Mattias Sagmander är angelägen om att ändra på.

– Arbetssättet är relativt nytt men pekar på positiva effekter. Christina Bodin Danielsson som är forskare vid KTH har gjort studier inom området och det man ser är att design har en högre inverkan på oss människor än vad vi tidigare trott. Därför är det önskvärt att fler studier genomförs.

Ett arbetssätt är att jobba med olika stationer utefter arbetsuppgift. Här ett så kallat kreativt rum. / Foto: Kinnarps

Ett arbetssätt är att jobba med olika stationer utefter arbetsuppgift. Här ett så kallat kreativt rum. / Foto: Kinnarps

Framtidens trender

Många tillbringar mellan 1 500 och 2 000 timmar på jobbet varje år och en del vistas den största delen av tiden vid samma skrivbord, på samma stol och i samma miljö. Därför ställs det höga krav på att framtidens kontor ska vara en inspirerande, hälsofrämjande och på det hela taget hållbar resurs.

– En av trenderna nu och framåt i tiden är hållbarhet, att vi kan återanvända vår inredning på nytt genom att restaurera befintliga möbler, dels genom omlackering och omtapetsering av klädda möbler. Det ska även finnas en långsiktighet även i framtagandet av nya produkter vilket känns väldig kul, säger Mattias Sagmander och fortsätter:

– En annan trend som vi ser redan nu är att vi exponerar mycket naturmaterial i vår inredning och även en känsla mellan kontor och hemmiljö på våra förvaringar. Färgmässigt ser vi en större lekfullhet i färgsättningen av fronter och stativ.
Med det är inte bara den invändiga kontorsmiljön som det talas om utan också bygget av fastigheter och dess energi-
förbrukning.

– Vi kan påverka hur vi bygger och göra det enligt senaste miljöklassificeringskraven, till exempel passiva hus med växtlighet i taket. Vidare är det viktigt att kontoren också är socialt hållbara, det vill säga att de stöttar medarbetares hälsa och verksamheters produktivitet, säger Susanna Toivanen.

Avslutningsvis talar hon om att framtidens kontor är ett föränderligt begrepp som är svårt att tydligt definiera.

– Att bevaka omvärlden och följa den senaste forskningen om arbetsplatser är ett bra sätt att hålla sig ajour.

För att komma närmare svaren håller Susanna Toivanen i allt ifrån forskningsprojekt, arbetsmiljöundersökningar och inspirationsföreläsningar till seminarier och workshops. Hon har dessutom givit ut boken “Framtidens arbetsplatser – Att utveckla hållbara och friska kontor” där hon tar med läsaren på en resa från dagens kontor till framtidens hållbara arbetsmiljöer.

Belysning har stor betydelse för känslan på arbetsplatsen. / Foto: Kinnarps

Belysning har stor betydelse för känslan på arbetsplatsen. / Foto: Kinnarps

Friska arbetsplatser:
Nu startar Arbetsmiljöverket och 30 europeiska länder den EU-initierade informationskampanjen Friska arbetsplatser förebygger stress. Dessutom kommer cirka 2 000 inspektioner att genomföras för att kontrollera om arbetsgivarna arbetar förebyggande med ohälsosam stress.
(Arbetsmiljöverket)

Kontorstyper kan definieras utifrån:

  • Kontorets rumsliga egenskaper, det vill säga planlösning (cellkontor och öppna kontor)
  • Kontorets användning (fasta platser med eget skrivbord eller delade platser)
  • Kontorets läge (traditionellt arbete på kontor eller distansarbete från alternativa platser)

Utifrån planlösning sker indelning vanligtvis i följande typer:

  • Cellkontor
  • Enskilt kontorsrum för 1 person
  • Delat kontorsrum (2–3 personer delar ett enskilt kontorsrum)
  • Öppna kontor
  • Kontorslandskap (antal personer: 4–9 litet, 10–24 medel, > 25 stort)
  • Aktivitetsbaserade kontor (zonindelat, vanligtvis ingen fast plats)
  • Kombikontor (> 20 % av arbetstiden tillbringas utanför den fasta platsen)
  • Lexkontor (ingen fast plats)

fast_7_hq

Få Sveriges häftigaste kontor

Designföretaget Götessons följer magkänslan och fantasin i sitt arbete till att skapa kreativa arbetsmiljöer. Något som deras egna kontorslokaler i Ulricehamn talar för. Inrikes tar ett snack med vd:n Johan Götesson som delar med sig av sina bästa knep.

Vad är Götessons främsta uppgift?

– Vi hjälper företag att trivas och att få arbetsplatsen att fungera på liten yta. Vi jobbar med tre viktiga element: Ljud, ljus och luft.

Vilka vänder ni er till?

– Alla som ställer krav på ett fungerande kontor, konferensrum eller modernt hotellrum. Arbetsplatsen har blivit mindre och detta är en trend som gäller i hela världen. Det som kostar mest i dag är kvadratmeter, vi får en liten arbetsplats i ett öppet kontorslandskap att fungera.

Hur jobbar ni för att hålla er uppdaterade om framtidens kontorstrender?

– Vi deltar och besöker mässor runt om i världen. I dag är aktivitetsbaserade arbetsplatser en trend då det finns företag som har till exempel 1 000 anställda men endast 700 arbetsplatser. Något som innebär att man inte har någon fast arbetsplats. Denna trend tror vi kommer öka men det kommer också ställa högre krav på lugnare zoner med bättre akustik. Götessons har en produkt i form av en bordsskärm som både absorberar ljud och rensar inomhusluften från farliga partiklar. Denna tror vi mycket på.

Vad skiljer er från andra på marknaden?

– Vi är duktiga på att marknadsföra oss, oftast med lite humor. Samtidigt har vi varit framgångsrika på att ta fram innovationer som fungerar genom sin enkelhet med högt designvärde.

Hur jobbar ni med hållbarhet?

– Det har varit en viktig del i Götessons affärsplan under många år och vi jobbar ständigt med detta. Allt från materialval, många svanen märkta produkter, till elbilar som tjänstebilar till försäljning av egna produkter.

Av: Caroline Holmqvist